Bij de indiening van stukken ter behandeling in de ministerraad wordt gebruik gemaakt van een speciaal aanbiedingsformulier (zie bijlage II). Dit formulier dient nauwkeurig te worden ingevuld, zodat uit de daarvoor bestemde rubriek is af te lezen of:
het voorstel al dan niet als hamerstuk wordt aangemeld;
het voorstel al eerder door de ministerraad is behandeld en zo ja, op welke datum;
advies is uitgebracht door adviescolleges;
het voorstel interdepartementaal is voorbereid en zo ja, in overleg met welke departementen. Over zaken waaraan financiële gevolgen zijn verbonden, wordt overleg gepleegd met de Minister van Financiën alvorens deze aan de ministerraad voor te leggen; met de Minister van Justitie vindt overleg plaats in verband met de wetgevingstoets, met inbegrip van de dereguleringsaspecten;
bedoeld overleg tot overeenstemming heeft geleid; is dat niet het geval dan dient eerst overleg tussen de betrokken bewindspersonen te zijn gevoerd, alvorens het voorstel op de agenda van de ministerraad kan worden geplaatst. Een voorstel waarover geen overeenstemming bestaat, kan in beginsel alleen worden geagendeerd indien gebrek aan overeenstemming is gebleken tijdens het bewindspersonenoverleg. In dat geval is het aanbiedingsformulier op zichzelf niet voldoende, maar moeten in een begeleidende aanbiedingsbrief op het briefpapier van het ministerie de verschillende standpunten worden vermeld;
Overigens geldt meer in het algemeen dat indien omvangrijke nota's of rapporten aan de ministerraad ter behandeling worden aangeboden, dan wel deze het resultaat zijn van intensief interdepartementaal overleg, deze vergezeld gaan van een aanbiedingsbrief aan de raad, waarin de inhoud van de nota of het rapport in hoofdlijnen is weergegeven en waarin bovendien eventuele conclusies en/of beslispunten zijn opgenomen;
het stuk is voorbereid door de bevoegde onderraad.
Op het aanbiedingsformulier worden verder de kern van de inhoud en de doelstelling van het in de ministerraad te behandelen stuk aangegeven (zonder verwijzingen). Indien het een voorstel betreft dat is aangekondigd in regeringsverklaring, troonrede, begroting of in het parlement, dan wel samenhangt met verplichtingen op grond van internationale verdragen en met name Europese regelgeving wordt dat vermeld. Indien voorstellen gevolgen kunnen hebben voor de rijksbegroting op korte termijn of op lange termijn voor de meerjarenafspraken, voor de sociale lasten of eventueel financiële gevolgen voor lagere publiekrechtelijke lichamen of betrokken instellingen, dan wordt dat eveneens op het aanbiedingsformulier aangegeven. Op grond van artikel 15 van de Comptabiliteitswet 1976 moet bij wetsvoorstellen met financiële gevolgen alsmede bij mededelingen aan de Staten-Generaal over voorgenomen beleidsvoorstellen in de toelichting c.q. in een financieel onderdeel worden ingegaan op de financiële gevolgen. Om deze gevolgen ook bij de aanbieding aan de ministerraad inzichtelijk te maken, moet bij dergelijke voorstellen het standaardformulier 'overzicht van de financiële gevolgen voor de rijksbegroting" worden gevoegd (zie bijlage III). Voorts worden zoveel mogelijk de gevolgen die het voorstel kan hebben voor de arbeidsmarkt en de personeelsbezetting alsmede de huisvesting bij rijk, provincies en gemeenten vermeld. Op het aanbiedingsformulier worden in elk geval de aan de raad voorgestelde conclusies opgenomen. Ook wordt de eerstverantwoordelijke minister (of minister a.i.) of staatssecretaris genoemd die het stuk ter behandeling in de ministerraad aanbiedt. Deze plaatst zijn of haar handtekening op het aanbiedingsformulier. Onderaan het formulier (in kolom 20) wordt vermeld bij welke ambtenaar op het departement nadere inlichtingen over het voorstel kunnen worden ingewonnen.
Met het oog op de publiciteit bevat het aanbiedingsformulier verder nog een rubriek waarin wordt aangegeven op welke wijze het voorstel in de publiciteit zal worden gebracht. Eventueel kan een kort persbericht worden opgenomen dat wordt ontworpen in samenwerking met de afdeling Voorlichting van het departement waarvan het voorstel afkomstig is. Veelal wordt enkele dagen voor de behandeling in de ministerraad door de desbetreffende voorlichtingsafdeling nog een wat uitgebreider persbericht met een samenvatting van het voorstel aan de Rijksvoorlichtingsdienst gezonden. Voorts wordt zo mogelijk aangegeven welke onderdelen van het voorstel en van de ter voorbereiding daarvan opgestelde stukken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) al dan niet voor openbaarmaking uit eigen beweging of op verzoek in aanmerking komen.
Het bovenstaande geldt ook voor stukken die ter behandeling in de ministerraad van het Koninkrijk worden aangeboden. Het daartoe te gebruiken aanbiedingsformulier, waarop in de kop is aangegeven dat het de ministerraad van het Koninkrijk betreft, is hierbij opgenomen als bijlage II.
Voor de aanmelding van aangelegenheden voor de ministerraad van het Koninkrijk dient overleg te worden gepleegd met de kabinetten van de gevolmachtigde ministers van de Nederlandse Antillen en van Aruba. Hiervan wordt op het aanbiedingsformulier melding gemaakt, waarbij tevens de uitkomsten van dat overleg worden aangegeven. Uiteraard kunnen ook de regeringen van de Nederlandse Antillen en van Aruba stukken indienen voor de ministerraad van het Koninkrijk. Het verdient dan aanbeveling voorafgaande overleg te voeren met de minister voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken, via het kabinet voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken.
Het departement van de eerstverantwoordelijke minister of staatssecretaris (dus niet het secretariaat van de ministerraad) zendt de stukken die ter behandeling in de ministerraad (van het Koninkrijk) worden aangeboden aan alle ministers en staatssecretarissen, het kabinet voor Nederlandse-Antilliaanse en Arubaanse Zaken ten behoeve van de minister voor Nederlands-Antilliaanse en Arubaanse Zaken, het kabinet der Koningin en in bepaalde gevallen (zie onder B. 3) aan de gevolmachtigde ministers; aan het secretariaat van de ministerraad worden van deze stukken het origineel en vijf kopieën gezonden. Bij de ter behandeling aangeboden stukken mogen geen stukken als bijlage worden gevoegd die een (andere) classificatie dragen (zoals bij voorbeeld notulen van de ministerraad (van het Koninkrijk) die als zeer geheim zijn geclassificeerd).
De voor de ministerraad bestemde stukken dienen ten minste 10 dagen voor de behandeling in de raad te zijn rondgezonden. Aan dit voorschrift, dat is opgenomen in artikel 8, lid 2 van het RvO, wordt strikt de hand gehouden; voor een goede voorbereiding door de departementen voor de behandeling van het voorstel in de raad is deze termijn beslist nodig. Bij omvangrijke of ingewikkelde stukken zal de 10-dagentermijn in vele gevallen te kort blijken. Het verdient daarom aanbeveling een ministerraadsstuk zo spoedig mogelijk in te dienen en zo min mogelijk onnodige vertraging te laten ondervinden.
Indien bij voorbeeld de eerstverantwoordelijke minister of staatssecretaris al heeft ingestemd met het (concept van het) stuk kan bij zijn of haar afwezigheid ook de minister a.i. of de secretaris-generaal het aanbiedingsformulier ondertekenen.
De agenda voor de op vrijdag te houden ministerraad wordt in het algemeen op de daaraan voorafgaande dinsdagmorgen verzonden.
In bijzondere gevallen, zoals bij voorbeeld een spoedeisende standpuntbepaling, bij onvoorziene gebeurtenissen en zaken die niet schriftelijk kunnen worden voorbereid, is het mogelijk onderwerpen aan te melden tot woensdagmiddag 12 uur.
Bij afwijking van de 10-dagentermijn dient op het aanbiedingsformulier van rond te zenden stukken zorgvuldig te worden gemotiveerd waarom behandeling binnen deze termijn moet plaatsvinden. Ter aanvulling van de agenda van de op vrijdag te houden raad wordt op de woensdagmiddag daaraan voorafgaande nog een lijst rondgezonden van ter behandeling aangemelde onderwerpen die niet in de agenda zijn opgenomen, de zgn. woensdaglijst. Voor het aanmelden van urgente onderwerpen voor behandeling onder het vaste agendapunt "Belangrijke zaken die op korte termijn in het parlement aan de orde komen" geldt eveneens dat dit nog tot woensdagmiddag 12 uur mogelijk is, teneinde deze onderwerpen te doen opnemen op de woensdaglijst. Indien er na het verschijnen van de woensdaglijst nog onderwerpen bij het secretariaat van de ministerraad worden aangemeld voor de ministerraad van die week en de minister-president stemt met de behandeling in, dient het indienende ministerie zelf (en dus niet het secretariaat van de ministerraad) de andere ministeries hiervan onverwijld in kennis te stellen.
Voor de aanmelding van zaken ter behandeling in de ministerraad van het Koninkrijk dient met een termijn van ten minste drie weken rekening te worden gehouden, in verband met het vragen van het oordeel van de regeringen van de Nederlandse Antillen en van Aruba.
De agenda van de ministerraad is opgebouwd uit zeven onderdelen:
Te behandelen vergaderonderwerpen: Als eerste van te behandelen agendapunten zijn in het algemeen de notulen van de vorige vergadering(en) in de agenda opgenomen. Na het agendapunt notulen volgen de hamerstukken. De lijst van hamerstukken op de agenda wordt gevormd, nadat de secretaris van de ministerraad van elk stuk dat als hamerstuk is aangemeld, heeft nagegaan of het stuk inderdaad als zodanig is te beschouwen. Wanneer blijkt dat aan de voorbereiding iets schort, blijft plaatsing op de agenda achterwege.
Wenst een van de bewindspersonen bespreking door de raad van een als hamerstuk aangemeld onderwerp, dan bericht hij of zij dit aan de secretaris, die ervoor zorg draagt dat de overige leden van de raad hiervan tijdig op de hoogte zijn. Als de agenda nog niet is verzonden wordt een dergelijk stuk bij gebleken gebrek aan overeenstemming niet geagendeerd of onder de gewone agendapunten opgenomen.
Na de hamerstukken volgen onder punt 3 van de agenda de onderwerpen van buitenlands beleid en vervolgens de overige onderwerpen, waarover een discussie te verwachten is. Ook voor deze agendapunten geldt dat wanneer blijkt dat aan de voorbereiding iets schort, plaatsing op de agenda achterwege blijft.
Als vaste punten zijn steeds in de agenda opgenomen:
"Belangrijke zaken die op korte termijn in het parlement aan de orde komen" en "Behandeling van de bij de voorzitter aangemelde onderwerpen die niet in de agenda zijn opgenomen" (zie ook paragraaf 7 over aanmelding en de zogenaamde woensdaglijst).
Stukken, rondgezonden ter kennisneming van de raad.
Stukken, die zijn aangeboden of zijn aangemeld en die eventueel in een volgende vergadering zullen worden behandeld.
Stukken, die ter behandeling in een onderraad zijn aangeboden, aangemeld of behandeld en tevens in een ministerraad aan de orde zullen worden gesteld: In deze rubriek worden de stukken vermeld die na behandeling in een onderraad eveneens in de ministerraad aan de orde zullen worden gesteld. Voor de behandeling van deze stukken in de ministerraad hoeft dan na de onderraad niet nog eens de 10-dagentermijn in acht te worden genomen (zie ook bijlage V procedure werkwijze onderraden, punt 4).
Stukken, die in de raad aan de orde zijn geweest en onder voorbehoud zijn afgedaan.
Stukken, die in de raad aan de orde zijn geweest en nog niet zijn afgedaan:
Deze stukken moeten opnieuw op de agenda worden geplaatst.
Datums vergaderingen van ministerraad (voor zover wordt afgeweken van de vaste wekelijkse vergadering op vrijdag), onderraden en ministeriële commissies:
met vermelding van de aanvangstijd en de plaats van de vergaderingen.
Op grond van de aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen zijn alleen de rubriceringen confidentieel, geheim en zeer geheim mogelijk. In verband hiermee is de agenda van de ministerraad (van het Koninkrijk) ongerubriceerd. De aangeboden stukken die ongerubriceerd zijn, kunnen zonder bezwaar op de agenda worden opgenomen. In de (sporadisch voorkomende) gevallen dat stukken met een rubricering ter behandeling worden aangeboden, wordt ten behoeve hiervan een afzonderlijke agenda opgemaakt, die de hoogste rubricering krijgt die op een aangeboden stuk is vermeld. Ervan uitgaande dat elke vergadering notulen oplevert, bestaat er geen bezwaar tegen de vermelding van de zeer geheime notulen op de "normale" agenda.
Artikel C
Aanmelding ministerraadsstukken
Onderdeel van Algemene aanwijzingen inzake aangelegenheden van de ministerraad en onderraden· Staats- en bestuursrecht
Deze tekst geldt sinds 1 mei 1992