Van de besprekingen in de ministerraad worden vrij uitvoerige notulen gemaakt, die de kern van de standpuntbepalingen, de argumenten en de conclusies bevatten. De notulen worden slechts in zeer beperkte kring verspreid. De reden daarvoor is om te voorkomen dat meningen van individuele bewindspersonen tijdens de ministerraad geuit, naar buiten komen. Daardoor zou de eenheid van het regeringsbeleid in gevaar komen. Om elk misverstand over de beperkte omvang van de kring der potentieel gerechtigde lezers dragen de notulen de classificatie "zeer geheim" (zie ook hoofdstuk G "Geheimhouding").
Een aparte vorm van notulen is het verslag dat (als persoonlijke notulen) uitsluitend aan alle ministers en aan staatssecretarissen waar het zaken betreft waarbij zij uit hoofde van hun verantwoordelijkheid rechtstreeks zijn betrokken wordt toegestuurd. Anderen mogen van deze zogenaamde P-notulen geen kennis nemen. In dergelijke gevallen kan een minister wel aan de betrokken ambtenaar de voor uitvoering van een besluit benodigde informatie verschaffen, zonder echter de tekst over te leggen. In aansluiting aan de opneming van een paragraaf betreffende de geheimhouding in het RvO zijn in een circulaire van de minister-president van 30 augustus 1950 de volgende richtlijnen aanbevolen, die nog steeds gelden:
Voor de ontvangst van notulen enz. worden contactambtenaren aangewezen, die gerechtigd zijn de stukken in ontvangst te nemen, doch niet om van de inhoud hiervan kennis te nemen.
Op elk departement mogen de uitdrukkelijk door de minister aangewezen hoofdambtenaren, die een vertrouwensfunctie categorie A bekleden, van de notulen van de ministerraad en de onderraden kennisnemen. Indien kennisneming van bepaalde gedeelten van de notulen noodzakelijk is voor de goede voortgang van de beleidsvoorbereiding van een bepaald onderwerp, kan daarin door de secretaris-generaal aan bepaalde ambtenaren die geen vertrouwensfunctie bekleden, inzage worden gegeven (overeenkomstig de aanwijzingen inzake inzage van ministerraadsnotulen door ambtenaren, opgenomen in bijlage I).
De minister of een door hem of haar daartoe gemachtigde beoordeelt of een besluit van de ministerraad al dan niet aan functionarissen van het departement zal worden doorgegeven en zo ja aan welke leidende ambtenaren.
Teneinde de beraadslagingen in de ministerraad niet naar buiten bekend te doen worden, zullen in het algemeen alleen conclusies van de besprekingen aan de in het vorige punt bedoelde leidende ambtenaren worden verstrekt.
Heeft een ambtenaar, nog voordat de notulen gereed zijn, voor de verwerking van het in de raad besprokene nadere informatie nodig, dan kan hij of zij deze door tussenkomst van het hoofd van de secretarie ministerraad telefonisch vragen aan de adjunct-secretaris die bij de behandeling van het desbetreffende agendapunt in de raad aanwezig is geweest.
Concept-notulen worden in de regel niet ter inzage gegeven.
De notulen worden in de regel een week na de vergadering verzonden en, behoudens uitzonderingen, in de vergadering van de daarop volgende week vastgesteld. De vaststelling wordt eventueel voorafgegaan door een schriftelijke wijzigingsprocedure.
Aan de hand van een tijdschema wordt deze procedure toegelicht met als voorbeeld een raadsvergadering van 1 januari:
vrijdag 1 januari - wekelijkse vergadering
donderdag 7 januari - rondzending van de notulen van 1 januari aan de bewindspersonen
donderdag 7 januari tot en met dinsdag 12 januari - gelegenheid voor de bij de vergadering van 1 januari aanwezige bewindspersonen tot het indienen van schriftelijke wijzigingsvoorstellen die zich volgens daarover in de ministerraad gemaakte afspraken beperken tot hoofdzaken en niet alleen aan de minister-president (of het secretariaat ministerraad) maar ook aan de bij de wijziging meest betrokken minister(s) worden gezonden
donderdag 14 januari - samenstelling en verzending van een concept wijzigingenblad door het secretariaat
vrijdag 15 januari - de notulen van 1 januari komen met het concept-wijzigingenblad in de raadsvergadering aan de orde. Daarbij kunnen eventueel bezwaren worden ingebracht. Vervolgens worden de notulen vastgesteld. Op grond hiervan wordt het definitieve wijzigingenblad samengesteld
donderdag 21 januari - verzending van de notulen van 15 januari, waaraan als bijlage het definitieve wijzigingenblad op de notulen van 1 januari is toegevoegd.
Voor de behandeling van de notulen en andere stukken van de ministerraad (en onderraden) die op basis van de aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst 1989 zijn gerubriceerd, gelden de daarin opgenomen bepalingen. 1Het besluit betreffende de "Aanwijzingen voor de beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst" (gepubliceerd in de Staatscourant van 6 februari 1989) is met ingang van 1 maart 1989 in werking getreden. Op basis van artikel 3 van het besluit moeten de in de aanwijzingen voorziene beveiligingsmaatregelen binnen 3 jaar na de inwerkingtreding worden gerealiseerd. Het beveiligingsvoorschrift II 1961 is ingetrokken. Bij verzending worden zij voorzien van een ontvangstmeldingskaart en verpakt in een dubbele enveloppe. De rubricering mag slechts op de binnenste enveloppe worden aangebracht.
Voor de verspreiding van de notulen wordt bij het secretariaat van de ministerraad een verzendlijst opgemaakt en aangehouden. Een zelfde verplichting geldt ten aanzien van de secretariaten van de onderraden. Per departement heeft alleen de minister permanent een exemplaar van de besluitenlijsten en notulen van de ministerraad en onderraden in bezit. De exemplaren van de staatssecretarissen moeten na een bepaalde tijd (ca. 1 jaar) aan het secretariaat van de ministerraad worden teruggezonden.
Overeenkomstig de aanwijzingen voor de beveiliging worden de overtollige exemplaren vernietigd. Ook hiervoor is het secretariaat ministerraad verantwoordelijk. De departementen kunnen ook zelf de overtollige exemplaren vernietigen: in dat geval moet een proces-verbaal van vernietiging in tweevoud aan het secretariaat van de ministerraad worden toegestuurd.
De officiële exemplaren van de notulen worden evenals de daarbij behorende ministerraadsstukken in het archief van de ministerraad bewaard en na 20 jaar overgedragen aan de algemeen rijksarchivaris.
Onder geen beding mogen notulen van de ministerraad en onderraden die zich op de departementen bevinden aan derden ter inzage worden gegeven. Die bevoegdheid is bij uitsluiting toegekend aan de secretaris van de ministerraad en de algemeen rijksarchivaris (zie de Aanwijzingen ten behoeve van archiefbeheerders, gepubliceerd in de Staatscourant van 12 maart 1973). Evenmin mogen notulen van de raad en onderraden of passages daaruit worden gevoegd bij dossiers die in het gewone departementale archief worden opgeborgen (zie ook paragraaf 16)
Artikel E
De notulen van de ministerraad
Onderdeel van Algemene aanwijzingen inzake aangelegenheden van de ministerraad en onderraden· Staats- en bestuursrecht
Deze tekst geldt sinds 1 mei 1992