Voordat een cliënt van de Dienst kan aanvangen met het in elektronische vorm aanbieden van stukken bij de Dienst, dient hij door middel van het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ schriftelijk aan de hoofdbewaarder van de Dienst te Apeldoorn (hierna: de hoofdbewaarder) te melden dat hij voornemens is om stukken in elektronische vorm aan te bieden.
Het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ heeft de vorm van bijlage 1 bij deze circulaire en bevat – kort gezegd – een opgave van de persoonsgegevens van de cliënt, de gegevens betreffende het internetadres en de applicatiesoftware die de cliënt in gebruik heeft, en de gegevens van de certificatiedienstverlener die de gekwalificeerde certificaten als bedoeld in artikel 1.1, onderdeel ss, van de Telecommunicatiewet uitgeeft, waarop de elektronische handtekeningen gebaseerd zijn, die zullen voorkomen in de stukken die de cliënt aan de Dienst zal aanbieden.
Wanneer de cliënt een samenwerkingsverband van personen is, dat geen rechtspersoonlijkheid bezit, dienen in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ alle namen van de deelnemers aan dat samenwerkingsverband vermeld te zijn en dient het formulier te worden ondertekend door ieder van hen of door hun vertegenwoordiger(s).
Na ontvangst van het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ onderzoekt de hoofdbewaarder of de betrokken certificatiedienstverlener bevoegd is gekwalificeerde certificaten uit te geven.
Nadat de hoofdbewaarder de gegevens in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ heeft gecontroleerd en vastgelegd, stuurt de hoofdbewaarder de cliënt een bericht dat de vorm heeft van bijlage 2 bij deze circulaire. In het bericht is de datum vermeld waarop de cliënt met elektronisch aanleveren kan aanvangen.
Indien de bij de cliënt in gebruik zijnde applicatiesoftware nog niet eerder is gebruikt in het berichtenverkeer met de Dienst en niet zeker is of met deze applicatiesoftware elektronisch berichtenverkeer met de Dienst mogelijk is, wijst de hoofdbewaarder in het bericht op de mogelijkheid om voor aanvang van de elektronische aanbieding van stukken eerst een testbericht te versturen en op zijn bevoegdheid om berichten niet te aanvaarden als bedoeld in artikel 11a, tweede lid, van de Kadasterwet.
Indien een wijziging optreedt in enig gegeven dat in het formulier ‘Aanmelding elektronisch aanleveren’ moet worden vermeld, dient de cliënt daarvan onverwijld mededeling te doen aan de hoofdbewaarder. De hoofdbewaarder controleert de gegevens dan opnieuw en stuurt de cliënt wederom een bericht, dat de vorm heeft van bijlage 2 bij deze circulaire, overeenkomstig de eerder genoemde procedure en voorwaarden.
Het bestuur van de Dienst opent ten behoeve van het elektronische berichtenverkeer verbonden aan het houden van de openbare registers een elektronisch postadres. Door in te loggen op Kadaster-on-line (bereikbaar via de website https://kadaster-on-line.kadaster.nl) en daarna te kiezen voor de optie ‘aanleveren stukken’, wordt de cliënt – mits hij is aangemeld overeenkomstig de procedure van § 2.1 – na het invoeren van zijn eigen mailadres automatisch doorgeleid naar het elektronische postadres van de Dienst.
De Dienst heeft voor het elektronisch aanleveren van stukken software ontwikkeld met de naam Web-ELAN. Door middel van deze software is elektronisch berichtenverkeer tussen de Dienst en zijn cliënten mogelijk, mits de cliënten beschikken over:
e-mail;
toegang tot Kadaster-on-line (bereikbaar via de website https://kadaster-on-line.kadaster.nl);
de Java-webomgeving die eenmalig via de link onder de knop ‘Aanleveren stukken’ van Kadaster-on-line kan worden gedownload;
een applicatie waarmee een akte naar PDF-formaat kan worden geconverteerd (bijvoorbeeld Adobe Acrobat of PDF Factory);
een geldige smartcard waarmee een gekwalificeerde elektronische handtekening kan worden vervaardigd, alsmede een op een USB-poort aan te sluiten smartcardreader of een USB-token;
Windows 2000 of hoger en Internet Explorer 5.5 of hoger.
Met de Web-ELAN-software kunnen de Dienst en zijn cliënten de integriteitswaarde van elektronische berichten en de daarin opgenomen bestanden vercijferen en berekenen tot een elektronische handtekening en kan de Dienst de integriteitswaarde van de elektronische berichten en de daarin opgenomen bestanden (zie § 3.3.1) die door zijn cliënten worden toegezonden, ontcijferen.
Artikel 2
Elektronisch berichtenverkeer
Onderdeel van Circulaire toepassing Herzieningswet Kadasterwet I· Ruimtelijke ordening en milieu
Deze tekst geldt sinds 1 september 2005