Een aanvraag voor diploma-erkenning van nieuwe instellingen (instellingen zonder brinnummer) en van bestaande instellingen voor een opleiding buiten het bestaande aanbod (opleidingen die niet vallen binnen de domeinen waarbinnen de instelling al erkende opleidingen aanbiedt) moet worden ingediend met het formulier ‘Aanvraag diploma-erkenning beroepsonderwijs procedure 1’. Dit formulier vindt u op de internetsite van DUO (www.ocwduo.nl) onder Zakelijk, Klantenservice, Formulieren (voor BVE). Per aanvraagformulier kan diploma-erkenning aangevraagd worden voor meerdere opleidingen. Wel dienen in dat geval per opleiding de benodigde gegevens ingezonden te worden.
De aanvraag moet, vergezeld van alle bijlagen, worden gestuurd aan:
DUO/OND/ODS
Postbus 606
2700 ML ZOETERMEER
Bij dit aanvraagformulier moeten de gegevens, genoemd in onderstaande paragraaf 1.2, gevoegd worden. Zonder deze gegevens is de aanvraag niet compleet. Deze gegevens kunnen digitaal worden meegezonden (cd-rom of usb-stick) of op papier.
Wanneer de aanvraag niet compleet is, wordt de aanvrager overeenkomstig artikel 4:5 van de Awb in de gelegenheid gesteld binnen twee weken de ontbrekende gegevens aan te leveren. Wanneer het niet mogelijk is de gevraagde gegevens binnen deze twee weken toe te sturen dan kan de aanvrager binnen deze termijn van twee weken gemotiveerd om uitstel vragen. Omdat de opleiding al voor de aanvraag ontwikkeld dient te zijn – zodat de kwaliteit van de opleiding beoordeeld kan worden- en de benodigde gegevens dus al bij de instelling aanwezig moeten zijn, zal uitstel slechts in uitzonderlijke gevallen worden verleend.
Wanneer de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn ontvangen door DUO en er geen uitstel is verleend, wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten.
Hierover bericht DUO zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken. Heeft de aanvraag betrekking op meerdere opleidingen en ontbreken gegevens met betrekking tot (een) bepaalde opleiding(en) en worden de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn aangeleverd, dan kan de aanvraag voor wat betreft die opleiding(en) buiten behandeling worden gelaten. De aanvraag voor de opleiding(en) waarvan alle benodigde gegevens wel zijn ontvangen zal in behandeling worden genomen.
Een complete aanvraag wordt ter beoordeling voorgelegd aan de Inspectie. Deze integrale beoordeling houdt in dat de Inspectie de aanvraag toetst op de kwalitatieve aspecten in de praktijk door middel van kwaliteitsonderzoeken. Daarnaast neemt de Inspectie – indien van toepassing – eerdere ervaringen met rechtsvoorgangers van de instelling of het bevoegd gezag daarvan in haar beoordeling mee. De Inspectie brengt op basis van deze onderzoeken een advies aan DUO uit. Kwaliteitsonderzoeken kunnen zowel dossieronderzoeken zijn als onderzoeken bij de instelling, ook als de instelling nog geen opleidingen verzorgt. Indien een onderzoek op locatie plaatsvindt, zal de Inspectie het bevoegd gezag hiervan zo spoedig mogelijk in kennis brengen. Na ontvangst van het advies beslist DUO vervolgens op de aanvraag.
In bovengenoemd formulier is een standaardformulering opgenomen waarmee het bevoegd gezag door ondertekening van het formulier verklaart:
te zullen voldoen aan de regels in hoofdstuk 7 van de Web, met uitzondering van artikel 7.1.1 voor het onderwijs, de examens en de kwaliteitszorg;
dat er een commissie van beroep is ingesteld die voldoet aan de voorwaarden uit artikel 7.5.1 hoofdstuk 7 van de Web;
dat er geen juridisch of persoonlijk verband is met een exameninstelling, en
dat er een rechtsgeldig document wordt verstrekt als een derde partij deze aanvraag doet.
Wanneer de aanvraag door een derde namens het bevoegd gezag van een instelling wordt gedaan moet een rechtsgeldige machtiging bij de aanvraag worden overgelegd. De correspondentie wordt in dat geval verder gevoerd met die derde.
Zo spoedig mogelijk na ontvangst van de volledige aanvraag kan de instelling een besluit tegemoet zien. Wanneer de aanvraag niet binnen de wettelijke termijn van drie maanden kan worden afgehandeld, kan deze termijn worden verlengd. DUO stelt de instelling hiervan vóór het aflopen van de genoemde termijn op de hoogte, onder vermelding van de termijn waarbinnen de beschikking tegemoet kan worden.
Instellingen die beroepsopleidingen in de beroepsopleidende leerweg onder de werkingssfeer van de Wet op de studiefinanciering wensen te plaatsen, gebruiken daarvoor het formulier ‘Verklaring opleidingstraject voor toepassing wet op de studiefinanciering 2000’ (zie ook deel I, paragraaf 3).
Bij de aanvraag voor diploma-erkenning moeten in ieder geval de gegevens waaruit blijkt dat het onderwijs van voldoende kwaliteit is of zal zijn en dat wordt voldaan aan de voorwaarde in artikel 1.4.1, eerste lid, van de Web ingezonden worden.
Daartoe moet bij het formulier ‘Aanvraag diploma-erkenning beroepsonderwijs procedure 1’ in elk geval de volgende gegevens gevoegd worden:
een beschrijving van het stelsel van kwaliteitszorg (artikel 1.3.6 van de Web, zie ook hieronder punt 1.3 beschrijving stelsel kwaliteitszorg);
een beschrijving van de wijze waarop de zorgplicht bedoeld in art. 7.4.8 van de Web wordt nagekomen;
een beschrijving van het onderwijs en de examens (zie hieronder punt 1.3 beschrijving van onderwijs en examens);
een model van de onderwijsovereenkomst, bedoeld in artikel 8.1.3 van de Web;
een model van de beroepspraktijkvormingsovereenkomst als bedoeld in artikel 7.2.8 van de Web en een beschrijving over de manier waarop de beroepspraktijkvorming (bpv) wordt vormgegeven en een weergave van de verkenning en contacten met instellingen die als leerbedrijf gaan fungeren met namen en contactgegevens;
een deelnemersstatuut inclusief weergave van klachtenregeling en klachtencommissie met namen en contactgegevens;
wanneer van toepassing, de Verklaring opleidingstraject voor toepassing Wet op de Studiefinanciering 2000 en
een afschrift van een uittreksel van de Kamer van Koophandel dan wel van de ondertekende notariële akte van oprichting van de rechtspersoon (alleen bij een nieuwe instelling).
In de beschrijving van het stelsel van kwaliteitszorg (artikel 1.3.6 van de Web) moet in ieder geval aangegeven worden:
op welke opleidingen het stelsel van toepassing zal zijn en welke methodes van kwaliteitszorg gehanteerd zullen worden;
of het stelsel in samenwerking met andere instellingen gebeurt;
de regelmaat waarmee de beoordeling van de kwaliteit van het onderwijs plaatsvindt;
welke instrumenten en ook welke criteria gehanteerd worden bij de beoordeling;
de kwalificaties van het personeel verbonden aan de opleiding en ook de maatregelen en instrumenten om de bekwaamheid van het personeel te onderhouden,
of er onafhankelijke deskundigen zijn betrokken bij de beoordeling, op basis van welke deskundigheid deze deskundigen zijn betrokken, welke werkzaamheden zij verrichten en hoe dikwijls zij worden ingeschakeld;
met welke regelmaat het kwaliteitszorgverslag openbaar wordt gemaakt;
of voor wat betreft de examens het verslag jaarlijks wordt opgesteld;
waaruit de inhoud van voornoemd verslag bestaat.
Verder moet worden beschreven:
hoe deelnemers aan de opleidingen geïnformeerd worden over de consequenties (bv voor het verkrijgen van SF) van de deelname aan een niet bekostigde opleiding;
hoe deelnemers worden geïnformeerd over de mogelijke alternatieve wijze(n) waarop de opleiding kan worden afgerond wanneer deze voortijdig aan de betreffende instelling wordt beëindigd;
hoe de beschikbaarheid en kwaliteit van de huisvesting van de opleiding is georganiseerd en gegarandeerd.
In de beschrijving van het onderwijs en de examens moet in ieder geval op de volgende onderdelen worden ingegaan:
hoe er zorg voor wordt gedragen dat de opleidingen zodanig zijn ingericht dat de deelnemers de kwalificatie binnen de vastgestelde studieduur kunnen bereiken;
de studielast per studiejaar waarbij de verdeling in uren begeleide onderwijstijd (in instellingstijd verzorgd onderwijsprogramma), uren beroepspraktijkvorming en uren onbegeleide onderwijstijd (huiswerk etc.);
de studiegids of andersoortig document dat aan de deelnemers wordt verstrekt;
de inrichting van het onderwijsprogramma, met daarin per opleiding de voor die opleiding specifieke informatie;
de jaarplanning waaruit blijkt op welke wijze invulling wordt gegeven aan het wettelijk minimum aantal uren onderwijstijd;
de beschikbare en gehanteerde leer- en hulpmiddelen per opleiding;
de voor de deelnemers aan de opleiding geldende vooropleidingseisen;
de inrichting van het examenprogramma, met daarbij een overzicht van de kwalificerende toetsing, een beschrijving van het examenproces, het examenreglement en een beschrijving van de inrichting en werkwijze van de commissie van beroep voor de examens met namen en contactgegevens;
een beschrijving van de manier waarop verzuim en vsv zal worden geregistreerd en naar aanleiding daarvan een beschrijving van de verzuim- en meldprocedure met betrekking tot de deelnemers die (nog) vallen onder de kwalificatieplicht.
Een aanvraag voor diploma-erkenning van bestaande instellingen voor een opleiding binnen het bestaande aanbod (opleiding valt binnen het domein waarvoor de instelling al erkende opleidingen aanbiedt) kan worden ingediend met het formulier ‘Aanvraag diploma-erkenning beroepsonderwijs procedure 2’. Dit formulier is te vinden op de internetsite van DUO (www.ocwduo.nl) onder Zakelijk, Klantenservice, Formulieren (voor BVE).
Per aanvraagformulier kan diploma-erkenning aangevraagd worden voor meerdere opleidingen. Per opleiding kunnen aanvullende gegevens opgevraagd worden. Ook wanneer het aanvraagformulier niet compleet is ingevuld, wordt de instelling in de gelegenheid gesteld binnen twee weken de ontbrekende gegevens aan te leveren. Indien gegevens opgevraagd worden dienen deze binnen twee weken ingediend te worden. De artikelen 4:5 en 4:6 van de Awb zijn van overeenkomstige toepassing.
In het bovengenoemde aanvraagformulier is een standaardformulering opgenomen waarmee het bevoegd gezag door ondertekening van het formulier verklaard:
te voldoen aan de regels beschreven in hoofdstuk 7 van de Web, met uitzondering van artikel 7.1.1, voor het onderwijs, de examens en de kwaliteitszorg;
dat er een commissie van beroep is ingesteld die voldoet aan de voorwaarden uit artikel 7.5.1 van de Web;
dat er geen juridisch of persoonlijk verband is met een exameninstelling en
dat er een rechtsgeldig document wordt verstrekt als een derde partij deze aanvraag doet.
Wanneer de aanvraag door een derde namens het bevoegd gezag van een instelling wordt gedaan, moet een rechtsgeldige machtiging bij de aanvraag worden overgelegd. De correspondentie wordt in dat geval verder gevoerd met die derde.
Aan de hand van het aanvraagformulier vindt een marginale toetsing plaats. Op basis van die toetsing wordt beoordeeld of een integraal beoordeling noodzakelijk geacht wordt. Indien een dergelijke beoordeling nodig is, kan de aanvrager gevraagd worden de aanvraag met verdere gegevens aan te vullen. Gegevens die opgevraagd kunnen worden, zijn genoemd in paragraaf 2.3.
De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld binnen twee weken de aanvullende gegevens in te dienen. Wanneer het niet mogelijk is de aanvullende gegevens binnen twee weken toe te sturen dan kan de aanvrager, binnen deze termijn van twee weken, gemotiveerd om uitstel vragen.
Omdat de opleiding vóór de aanvraag ontwikkeld moet zijn – zodat de kwaliteit van de opleiding beoordeeld kan worden – en de benodigde gegevens dus al bij de instelling aanwezig moeten zijn, zal uitstel slechts in uitzonderlijke gevallen worden toegekend.
Wanneer de aanvullende gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn ontvangen door DUO en er is geen uitstel verleend, dan wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten. Hierover bericht DUO de instelling zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.
Heeft de aanvraag betrekking op meerdere opleidingen en ontbreken gegevens met betrekking tot (een) bepaalde opleiding(en) en worden de ontbrekende gegevens niet binnen de gestelde termijn aangeleverd, dan kan de aanvraag voor wat betreft die opleiding(en) buiten behandeling worden gelaten. De aanvraag voor de opleiding(en) waarvan alle benodigde gegevens wel zijn ontvangen zal in behandeling worden genomen.
Om te borgen dat de kwaliteit van de betreffende opleiding van een voldoende niveau is maakt de Inspectie in samenwerking met DUO een risicoanalyse. Aan de hand van deze risicoanalyse wordt dan bezien of en zo ja, welke gegevens nog noodzakelijk zijn om op zorgvuldige wijze te kunnen besluiten over de aanvraag.
De risicoanalyse zal onder meer aan de hand van de volgende vragen plaatsvinden:
Is de opleiding al eerder erkend bij de instelling of diens rechtsvoorganger?;
Is de afgelopen 6 maanden diploma-erkenning aangevraagd voor meer dan 15 opleidingen? Daarbij worden meegeteld de opleidingen in de huidige aanvraag. Niet worden meegeteld de opleidingen waarvoor al in de experimentele fase diploma-erkenning is verkregen en die daadwerkelijke worden verzorgd. Een opleiding wordt in elk geval niet verzorgd indien er geen deelnemers bij die opleiding zijn ingeschreven.
Worden er op basis van toezichthistorie (eerdere Inspectieonderzoeken, waarin zwakke en zeer zwakke opleidingen zijn geconstateerd dan wel opleidingen die niet voldoen aan de wettelijke bepalingen evenals signaleringen) door de Inspectie risico’s verwacht?
Zijn er klachten over de instelling bekend?
Indien uit de risicoanalyse is gebleken dat een integrale beoordeling noodzakelijk wordt geacht zal de (aangevulde) aanvraag ter beoordeling worden voorgelegd aan de Inspectie. Deze integrale beoordeling houdt in dat de aanvraag door de Inspectie wordt getoetst op de kwalitatieve aspecten in de praktijk door middel van kwaliteitsonderzoeken. De Inspectie brengt op basis van deze onderzoeken een advies aan DUO uit. De onderzoeken kunnen zowel dossieronderzoeken zijn als onderzoeken bij de instelling. DUO beslist vervolgens op de aanvraag.
Indien voor de integrale beoordeling van de aanvraag aanvullende gegevens noodzakelijk zijn, wordt de instelling daarvan op de hoogte gesteld. Daarbij wordt meteen aangegeven welke aanvullende gegevens binnen twee weken ingediend moeten worden, zodat de integrale beoordeling kan plaatsvinden. Indien de aanvullende gegevens niet binnen de gestelde termijn zijn ontvangen, dan wordt de aanvraag afgewezen.
De volgende gegevens kunnen worden opgevraagd:
een beschrijving van het stelsel van kwaliteitszorg (artikel 1.3.6 van de Web, zie hieronder punt 2.3 ‘Beschrijving stelsel kwaliteitszorg’);
een beschrijving van de manier waarop de zorgplicht wordt nagekomen (art. 7.4.8 van de Web);
een beschrijving van het onderwijs en de examens (zie hieronder punt 2.4 ‘Beschrijving van het onderwijs en examens’);
een model van de onderwijsovereenkomst, (artikel 8.1.3. van de Web);
een model van de beroepspraktijkvormingsovereenkomst (artikel 7.2.8 van de Web), een beschrijving van de manier waarop de bpv wordt vormgegeven en een weergave van de verkenning en contacten met instellingen die als leerbedrijf gaan fungeren met namen en contactgegevens;
een deelnemersstatuut inclusief weergave van klachtenregeling en klachtencommissie met namen en contactgegevens;
wanneer van toepassing, de Verklaring opleidingstraject voor toepassing Wet op de Studiefinanciering 2000;
een afschrift van een uittreksel van de Kamer van Koophandel dan wel van de ondertekende
notariële akte van oprichting van de rechtspersoon.
In de beschrijving van het stelsel van kwaliteitszorg (artikel 1.3.6 van de Web) moet in ieder geval worden aangegeven:
op welke opleidingen het stelsel van toepassing zal zijn en welke methodes van kwaliteitszorg gehanteerd zullen worden;
of het stelsel in samenwerking met andere instellingen gebeurt;
de regelmaat waarmee de beoordeling van de kwaliteit van het onderwijs plaatsvindt;
welke instrumenten en ook welke criteria gehanteerd worden bij de beoordeling;
de kwalificaties van het personeel verbonden aan de opleiding en ook de maatregelen en instrumenten om de bekwaamheid van het personeel te onderhouden;
of en zo ja, welke onafhankelijke deskundigen betrokken zijn bij de beoordeling, op basis van welke deskundigheid deze deskundigen zijn betrokken, welke werkzaamheden zij verrichten en hoe vaak zij worden ingeschakeld;
met welke regelmaat het kwaliteitszorgverslag openbaar wordt gemaakt;
of voor wat betreft de examens het verslag jaarlijks wordt opgesteld en
waaruit de inhoud van voornoemd verslag bestaat.
Verder moet worden beschreven:
hoe deelnemers aan de opleidingen geïnformeerd worden over de consequenties (bv voor het verkrijgen van SF) van de deelname aan een niet bekostigde opleiding;
hoe deelnemers worden geïnformeerd over de mogelijke alternatieve wijze(n) waarop de opleiding kan worden afgerond wanneer deze voortijdig aan de betreffende instelling wordt beëindigd en
hoe de beschikbaarheid en kwaliteit van de huisvesting van de opleiding is georganiseerd en gegarandeerd.
In de beschrijving van het onderwijs en de examens moet in ieder geval worden ingegaan op de volgende onderdelen:
hoe er zorg voor wordt gedragen dat de opleidingen zodanig zijn ingericht dat de deelnemers de kwalificatie binnen de vastgestelde studieduur kunnen bereiken;
de studielast per studiejaar waarbij de verdeling in uren begeleide onderwijstijd (in instellingstijd verzorgd onderwijsprogramma), uren beroepspraktijkvorming en uren onbegeleide onderwijstijd (huiswerk etc.);
de studiegids die of andersoortig document dat aan de deelnemers wordt verstrekt;
de inrichting van het onderwijsprogramma, met daarin per opleiding de voor die opleiding specifieke informatie;
de jaarplanning – voor zover van toepassing – waaruit blijkt op welke manier invulling wordt gegeven aan het wettelijk minimum aantal uren onderwijstijd;
de beschikbare en gehanteerde leer- en hulpmiddelen per opleiding;
de voor de deelnemers aan de opleiding geldende vooropleidingseisen;
de inrichting van het examenprogramma, met daarbij een overzicht van de kwalificerende toetsing, een beschrijving van het examenproces, het examenreglement en een beschrijving van de inrichting en werkwijze van de commissie van beroep voor de examens met namen en contactgegevens en
een beschrijving van de manier waarop verzuim en vsv zal worden geregistreerd en naar aanleiding daarvan een beschrijving van de verzuim- en meldprocedure met betrekking tot de deelnemers die (nog) vallen onder de kwalificatieplicht.
Wanneer uit de risicoanalyse blijkt dat een integrale beoordeling niet nodig is, wordt op basis van het ingevulde aanvraagformulier besloten over de gevraagde diploma-erkenning. Er wordt in dat geval in principe geen advies aan de Inspectie gevraagd.
Binnen drie maanden na ontvangst van de complete aanvraag kan een besluit tegemoet worden gezien. Wanneer DUO de aanvraag niet binnen deze wettelijke termijn kan afhandelen, kan deze termijn worden verlengd. DUO stelt aanvrager hiervan vóór het aflopen van de genoemde termijn op de hoogte, onder vermelding van de termijn waarbinnen de beschikking tegemoet kan worden gezien.
Instellingen die beroepsopleidingen in de beroepsopleidende leerweg onder de werkingssfeer van de Wet op de studiefinanciering willen plaatsen, gebruiken daarvoor het formulier ‘Verklaring opleidingstraject voor toepassing wet op de studiefinanciering 2000’.
Een bestuursorgaan verstrekt bij de uitvoering van zijn taak informatie overeenkomstig de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en gaat daarbij uit van het algemeen belang van openbaarheid van informatie. Een ieder kan bovendien een verzoek om informatie, neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid, richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. Het verzoek hoeft niet gemotiveerd te zijn.
De gegevens die bij DUO worden ingediend in het kader van een aanvraag vallen onder de Wob. Dit houdt in dat DUO deze gegevens – indien daarom verzocht zou worden – openbaar moet maken, met uitzondering van de situaties bedoeld in artikel 10 van de Wob. Alvorens over te gaan tot openbaarmaking wordt de instelling altijd in de gelegenheid gesteld een reactie te geven op de openbaarmaking en wordt aan de hand van deze reactie bezien of openbaarmaking aan de orde is.
Artikel II
Aanvraagprocedures
Onderdeel van Gewijzigde aanvraagprocedure diploma-erkenning· Onderwijsrecht
Deze tekst geldt sinds 25 maart 2013