De basisschool is volgens artikel 42 Wet op het primair onderwijs verplicht een onderwijskundig rapport op te stellen over iedere leerling die de school verlaat, onder wie leerlingen die naar een school voor voortgezet onderwijs gaan, en een afschrift daarvan aan zijn/haar ouders te verstrekken. In het onderwijskundig rapport worden persoonsgegevens vastgelegd en ook zaken die van invloed kunnen zijn op de prestaties in het voortgezet onderwijs (bijvoorbeeld concentratie- en gezondheidsproblemen).
Op grond van de artikelen 33 en 34 Wbp is de basisschool verplicht ouders van een leerling te informeren over welke gegevens van de leerling worden gebruikt en aan wie deze gegevens worden verstrekt op welk moment en met welk doel. Twee punten zijn essentieel voor de nadere invulling van de informatieplicht door basisscholen:
basisscholen dienen een actieve invulling te geven aan deze informatieplicht en
naleving van de informatieplicht vastgelegd in het leerlingdossier.
De informatieplicht (artikel 33 en 34 Wbp) vormt een uitwerking van het transparantiebeginsel en van het in artikel 6 Wbp neergelegde beginsel van rechtmatige verwerking. ‘De verplichting van de verantwoordelijke op eigen initiatief de betrokkene op de hoogte te stellen van het bestaan van de gegevensverwerking is een belangrijk instrument om de gegevensverwerking transparant te maken. De ratio van de informatieverplichting is dat de verwerkingen van de verantwoordelijke voor de betrokkene aanspreekbaar zijn in rechte. De betrokkene is in staat te volgen hoe gegevens over hem worden verwerkt en bepaalde vormen van verwerking of onrechtmatig gedrag van de verantwoordelijke in rechte aan te vechten.’ (Kamerstukken II, 1997–1998, 25 892, nr. 3, p. 149). Conform de Wbp moet de informatie zodanig worden verstrekt dat de betrokkene daarover daadwerkelijk beschikt.
Voor de naleving van de wet is het noodzakelijk dat de basisschool de ouders op individueel niveau informeert over het onderwijskundig rapport dat betrekking heeft op hun kind. De invulling van de informatieplicht door de basisschool op individueel niveau kan geschieden door middel van een gesprek tussen de leerkracht en de ouders van een leerling, waarin de ouders worden geïnformeerd over de gegevensverwerkingen in het kader van het onderwijskundig rapport, of door middel van aan de ouders gerichte correspondentie hierover. De basisschool dient de ouders te informeren uiterlijk op het moment dat het onderwijskundig rapport aan de ontvangende school voor voortgezet onderwijs wordt verstrekt (artikel 34, eerste lid onder b Wbp).
Uit het leerlingdossier moet duidelijk blijken dat de betrokkene daadwerkelijk is geïnformeerd. Dit kan geschieden door een kopie van een brief aan de ouders van de leerling, een verslag van het gesprek tussen de leerkracht en de ouders van de leerling of andere relevante stukken toe te voegen aan het dossier van de leerling waarmee de verantwoordelijke vastlegt dat de informatie over het individuele onderwijskundig rapport aan de betrokkene is verstrekt.
Door het schriftelijk vastleggen van de naleving van de informatieplicht in het leerlingdossier maakt de verantwoordelijke zowel voor zichzelf als voor anderen, onder wie de betrokkene, controleerbaar dat de informatieplicht is nageleefd.
Artikel 2
Informatieplicht met betrekking tot het onderwijskundig rapport
Onderdeel van Beleidsregel CBP richtsnoeren informatieplicht basisscholen onderwijskundig rapport· Privacy
Deze tekst geldt sinds 9 juni 2009