Voor u liggen de beleidsregels ‘De zieke werknemer’. Naar aanleiding van nieuwe wetgeving, nieuwe jurisprudentie en recente onderzoeksrapporten van de Autoriteit Persoonsgegevens is besloten de publicatie ‘De zieke werknemer en privacy’ van februari 2008 te herzien en te actualiseren. De beleidsregels ‘De zieke werknemer’ vervangen dan ook deze oudere publicatie.
Met de publicatie van deze beleidsregels biedt de Autoriteit Persoonsgegevens informatie aan werknemers, werkgevers en andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken. De beleidsregels zijn gebaseerd op nadere invulling van wettelijke regels voor het verwerken van persoonsgegevens, jurisprudentie en algemene normen voor uitwisseling van gegevens over de gezondheid. Daarnaast zijn de normen in deze beleidsregels het uitgangspunt voor de Autoriteit Persoonsgegevens bij het toepassen van handhavende maatregelen.
De beleidsregels zijn in een consultatieronde in 2015 aan vertegenwoordigers van betrokken partijen voorgelegd. Het merendeel van de geconsulteerde partijen heeft gereageerd op de consultatieversie van de beleidsregels. Op meerdere plaatsen waaronder de paragraaf over het wettelijk kader en de paragraaf over betrokken partijen bij de ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie zijn naar aanleiding van de consultatie wijzigingen aangebracht ten opzichte van de consultatieversie.
Overigens hebben niet alle reacties tot wijziging van de beleidsregels geleid bijvoorbeeld omdat deze te algemeen waren of de voorgestelde wijzigingen/geschetste praktijkvoorbeelden niet conform wet- en regelgeving bleken.
Een toekomstige werkgever mag geen vragen stellen over de gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. (Hoofdstuk 3.1.)
Alleen onder strikte voorwaarden mag een werkgever een aanstellingskeuring laten uitvoeren. Een van de voorwaarden is dat de functie bijzondere eisen stelt aan de medische geschiktheid van de sollicitant. Tijdens de keuring worden alleen de aspecten onderzocht die noodzakelijk zijn voor de vervulling van de bijzondere functie-eisen. Alleen met toestemming van de sollicitant mag de bedrijfsarts de uitslag van de aanstellingskeuring in termen van ‘geschikt’, ‘ongeschikt’ of ‘geschikt onder voorwaarden’ bekend maken aan de potentiële werkgever. (Hoofdstuk 3.2.)
Om te kunnen voldoen aan de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten, mag een werkgever informatie opvragen uit het doelgroepregister bij het UWV. Hiervoor heeft de werkgever het burgerservicenummer van de sollicitant nodig. Het UWV verstrekt géén informatie aan de werkgever over de grondslag van opname in het register. (Hoofdstuk 3.3.)
Een werkgever mag als een werknemer zich ziek meldt de volgende gegevens over zijn gezondheid vragen en registreren:
het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
de vermoedelijke duur van het verzuim;
de lopende afspraken en werkzaamheden;
of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
De werkgever mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie of suikerziekte), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren. (Hoofdstuk 4)
Een bedrijfsarts/arbodienst mag bij ziekteverzuimbegeleiding alleen die informatie verschaffen aan een werkgever die deze nodig heeft om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. De bedrijfsarts/arbodienst mag de volgende gegevens over de gezondheid van een zieke werknemer aan de werkgever verstrekken:
de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
De bedrijfsarts/arbodienst moet zeer terughoudend omgaan met het verstrekken van gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer aan de werkgever op grond van toestemming van de werknemer. (Hoofdstuk 5.2.1.)
De bedrijfsarts/arbodienst is wettelijk verplicht om op verzoek van het UWV gegevens van de zieke werknemer te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering van het UWV. (Hoofdstuk 5.2.1.)
Verder kan de zieke werknemer tijdens de periode van ziekteverzuim te maken krijgen met medewerkers die bepaalde taken uitvoeren voor verzuimbegeleiding/re-integratie. Dit kunnen medewerkers zijn van bijvoorbeeld een gecertificeerde arbodienst of van een verzuimbedrijf. (Hoofdstuk 5.2.1.)
Als zo’n medewerker de taak heeft om actieve ziekteverzuimbegeleiding uit te voeren in opdracht van de bedrijfsarts, betekent dit dat de bedrijfsarts zijn medische taken voor de verzuimbegeleiding, die op het eigen deskundigheidsgebied liggen, overdraagt aan deze medewerker. De medewerker mag in dat geval over gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer beschikken die voor de uitoefening van zijn taken strikt noodzakelijk zijn. Tot welke delen van het medisch dossier de medewerker toegang heeft, hangt dus af van de taken die hij vervult.
Wanneer de taak van de medewerker alleen bestaat uit faciliterende en coördinerende werkzaamheden tijdens het ziekteverzuimproces, is de medewerker aan te merken als procesbewaker voor de werkgever. De medewerker mag alleen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken. Dit betekent dat de medewerker niet meer gegevens mag verwerken dan de gegevens die voor de werkgever noodzakelijk zijn bij de re-integratie of begeleiding van zieke of arbeidsongeschikte werknemers.
De gegevens die een werkgever mag verwerken, naast de gegevens van de ziekmelding, zijn de gegevens die de bedrijfsarts/arbodienst aan hem heeft verstrekt over:
de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.
Een re-integratiebedrijf mag alleen medische gegevens verwerken als dit noodzakelijk is om de door de werkgever aan dit bedrijf opgedragen taak uit te voeren voor de begeleiding en re-integratie van de zieke werknemer. De verwerking van medische gegevens moet plaatsvinden door iemand die in staat is om de gegevens te beoordelen en op basis hiervan te adviseren over de re-integratie. (Hoofdstuk 5.2.3.)
Het re-integratiebedrijf is verplicht om bepaalde informatie aan het UWV te verstrekken om subsidieverstrekking op grond van de WIA mogelijk te maken. (Hoofdstuk 5.2.3.)
Het UWV mag informatie verstrekken aan een werkgever, arbodienst/bedrijfsarts en re-integratiebedrijf wanneer dit nodig is voor de uitoefening van hun taken zoals omschreven in de wet. (Hoofdstuk 5.2.4.)
Voor claimbeoordeling mogen verzuimverzekeraars de volgende gegevens (over de gezondheid) van een werkgever ontvangen:
NAW-gegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;
datum eerste verzuimdag;
datum van (gedeeltelijk) herstel;
(vermoedelijke) duur van het verzuim;
arbeidsongeschiktheidspercentage of de door de werkgever vastgestelde loonwaarde;
percentage aantal uren per dag of per week dat de werknemer eigen of passend werk kan doen, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);
of er al dan niet enige vorm van schadeloosstelling is ontvangen voor de zieke werknemer (vangnetsituatie of regres);
of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;
of en wanneer een interventie is ingezet;
of een plan van aanpak is opgesteld;
of de activiteiten uit het plan van aanpak (tijdig) worden uitgevoerd;
tijdigheid van de inspanningen voor re-integratie. (Hoofdstuk 5.2.5.)
Een werkgever is verplicht zo tijdig mogelijk die maatregelen te treffen die nodig zijn om een zieke werknemer in staat te stellen zijn eigen of ander passend werk te doen. Hierbij worden de volgende stappen gevolgd:
Probleemanalyse: de bedrijfsarts/arbodienst stelt een probleemanalyse op waarin deze onder andere de aard van de klachten, de beperkingen en de omstandigheden van de zieke werknemer beschrijft. De bedrijfsarts/arbodienst informeert de werkgever over de functionele beperkingen van de werknemer en de mogelijkheden die deze nog wél heeft en wat die betekenen voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen. (Hoofdstuk 5.3.1.)
Plan van aanpak: in het plan van aanpak, dat de werkgever en de werknemer gezamenlijk opstellen, mogen zij alleen die gegevens over de gezondheid opschrijven die voor het opstellen van het plan van aanpak noodzakelijk zijn, zoals de door de bedrijfsarts vastgestelde beperkingen en mogelijkheden van de werknemer en wat deze betekenen voor het soort werk dat hij kan doen. (Hoofdstuk 5.3.2.)
Het re-integratiedossier en het re-integratieverslag: de werkgever is verplicht om het ziekteverzuim en de re-integratieactiviteiten bij te houden in het re-integratiedossier. Aan de hand van het re-integratiedossier wordt een re-integratieverslag opgesteld. In overleg met de werknemer stelt de werkgever het eerste deel van het re-integratieverslag op en verstrekt een afschrift aan de werknemer. In dit verslag mogen alleen de medische gegevens staan die de werkgever mag verwerken. De bedrijfsarts stelt het tweede, medische deel op en verstrekt dit rechtstreeks aan de zieke werknemer. Dit verslag mag de werkgever niet inzien. (Hoofdstuk 5.3.3.)
Een verzuimsysteem dient minstens te voldoen aan de volgende concrete beveiligingsvereisten, die voortvloeien uit artikel 13 Wbp:
Als het systeem wordt ontsloten via internet, moet toegang tot het systeem worden verkregen door ten minste tweefactorauthenticatie. Dit geldt voor de gebruikers die toegang hebben tot het systeem.
Beveiligingsrisico’s moeten periodiek in kaart worden gebracht, bijvoorbeeld met penetratietesten en/of securityscans. (Hoofdstuk 5.4)
Op basis van de Wbp mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
De werkgever mag administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaren (hoofdstuk 6.1), tenzij de werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is. Dan moet de werkgever de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren en moet de bedrijfsarts deze tien jaar bewaren. Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).
De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren (hoofdstuk 6.2).
De bedrijfsarts mag medische dossiers maximaal vijftien jaar bewaren, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar (hoofdstuk 6.2).
Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener die rechtstreeks onder de WGBO valt en twee jaar door andere hulpverleners (hoofdstuk 6.3).
Artikel 1
Artikel 1
Onderdeel van Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers· Privacy
Deze tekst geldt sinds 29 april 2016