Op basis van de Wbp mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
De werkgever mag administratieve verzuimgegevens tot maximaal twee jaar na afloop van de arbeidsrelatie bewaren (hoofdstuk 6.1), tenzij de werkgever eigenrisicodrager Ziektewet is. Dan moet de werkgever de gegevens over de ziekmelding vijf jaar bewaren en moet de bedrijfsarts deze tien jaar bewaren. Voor eigenrisicodragerschap WGA mogen de gegevens voor de duur van het WGA-traject bewaard blijven (tien jaar).
De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers maximaal zes maanden bewaren (hoofdstuk 6.2).
De bedrijfsarts mag medische dossiers maximaal vijftien jaar bewaren, tenzij er sprake is van een beroepsziekte. Dan mag de arts de gegevens langer bewaren. Voor niet-medische dossiers geldt een bewaartermijn van maximaal twee jaar (hoofdstuk 6.2).
Re-integratie dossiers mogen maximaal vijftien jaar worden bewaard door de hulpverlener die rechtstreeks onder de WGBO valt en twee jaar door andere hulpverleners (hoofdstuk 6.3).
In de onderstaande paragrafen worden achtereenvolgens de bewaartermijnen voor de werkgever, bedrijfsarts, arbodienstverleners en re-integratiebedrijven behandeld.
Als een werknemer slechts een korte periode ziek is geweest, heeft de werkgever weinig persoonsgegevens over het ziekteverzuim verzameld. Het gaat dan vooral om administratieve gegevens voor de loondoorbetalingsverplichting, zoals de datum van de ziekmelding, de duur van het verzuim en de datum van herstel. Deze gegevens mag de werkgever bewaren zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn. Een redelijke bewaartermijn voor de administratieve verzuimgegevens betreft maximaal twee jaar nadat de arbeidsrelatie is afgelopen. De werkgever kan de gegevens van een zieke ex-werknemer zo nodig langer bewaren als er sprake is van een arbeidsconflict of een geschil over de toekenning van een arbeidsongeschiktheidsuitkering.
Bij langdurige ziekte zijn er meer persoonsgegevens van de zieke werknemer verwerkt en heeft de werkgever een re-integratiedossier opgebouwd. Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om een re-integratiedossier in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren. Als een re-integratiedossier blijvende afspraken bevat, zoals blijvende aanpassingen in het gebruik van hulpmiddelen of in de taakinhoud, is het uiteraard wel noodzakelijk dat deze afspraken langer bewaard blijven. Deze afspraken kan de werkgever dan opnemen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer.
Wettelijk is bepaald dat wanneer de werkgever eigen risico draagt voor de Ziektewet, het medisch dossier van een werknemer tien jaar bewaard moet worden en de overige gegevens vijf jaar. Dit betekent dat een werkgever de gegevens die hij verzamelt voor het eigenrisicodragen vijf jaar moet bewaren. Aangezien de werkgever zelf geen medisch dossier mag aanleggen, is de bewaartermijn van tien jaar alleen van toepassing op het medisch dossier dat de bedrijfsarts over de werknemer voor het eigenrisicodragen heeft aangelegd.
Bij eigenrisicodragen WGA kiest een werkgever ervoor zelf het risico te dragen voor de WGA-uitkering van zijn (ex-)werknemers. Als een werknemer recht krijgt op een WGA-uitkering, moet de werkgever deze uitkering de eerste tien jaar zelf betalen. Omdat het hier gegevens van een medische keuring betreft die worden vastgelegd met een specifiek doel, geldt voor dergelijke gegevens een beperkte bewaartermijn, namelijk zolang als voor het doel noodzakelijk is. In dit geval voor de duur van het WGA-traject, namelijk tien jaar.
De bedrijfsarts mag aanstellingskeuringsdossiers van sollicitanten, ongeacht of ze worden aangenomen of niet, maximaal zes maanden bewaren. Deze termijn geldt omdat een sollicitant tot uiterlijk zes maanden nadat de keuring heeft plaatsgevonden een klacht kan indienen bij de Commissie Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen.
Voor medische dossiers bij een behandelingsovereenkomst geldt een wettelijk bewaartermijn van vijftien jaar of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Voor de situatie dat er geen sprake is van een behandelingsovereenkomst (dit geldt voor het merendeel van de handelingen van de bedrijfsarts) mag het medisch dossier bewaard worden zolang dat noodzakelijk is voor het doel van het onderzoek.
Medische dossiers die voor de controle en verzuimbegeleiding zijn aangelegd, moeten naar analogie van artikel 7:454, derde lid, BW, tot vijftien jaar vanaf het moment van opmaak van de betreffende stukken worden bewaard. Er zijn beroepsgebonden aandoeningen die zich na verloop van (nog langere) tijd kunnen openbaren. Wanneer dit risico aanwezig is moeten medische gegevens voor dit doeleinde langer worden bewaard.
Voor de overige gegevens over zieke werknemers die arbodienstverleners registreren bestaat geen wettelijke bewaartermijn. Het is echter redelijk deze niet langer te bewaren dan twee jaar na afronding van de verzuimbegeleiding en/of het re-integratietraject.
Aangezien het medisch deel van een re-integratiedossier in het bezit is van een hulpverlener die onder de werking van de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) valt, geldt hiervoor een bewaartermijn van vijftien jaar. Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van het niet-medisch deel van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om dit in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren.
Artikel 6
Bewaartermijnen
Onderdeel van Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers· Privacy
Deze tekst geldt sinds 29 april 2016