Voor de beoordeling van de aanvragen wordt door NWO een beoordelingscommissie ingesteld die als opdracht krijgt de beoordeling uit te voeren binnen de kaders gesteld in deze call. De beoordelingscommissie bestaat uit ervaren senioronderzoekers met een brede kennis van wetenschappelijke ontwikkelingen en ervaring met grote wetenschappelijke consortia/instituten.
Naast de beoordeling van de wetenschappelijke kwaliteit en kennisbenutting spelen in het programma ook het nationale belang van een faciliteit en financieel-technische aspecten een belangrijke rol. De (buitenlandse) referenten missen soms meer gedetailleerde kennis over het Nederlandse infrastructuurlandschap die bij commissieleden wel aanwezig is en kunnen ook niet de gehele set aanvragen vergelijken, en zo bijvoorbeeld de mate van medefinanciering tussen aanvragen onderling afwegen. Commissieleden hebben daarom uitdrukkelijk een aanvullende en wegende taak in de procedure.
Voor alle bij de beoordeling en/of besluitvorming betrokken personen en betrokken NWO-medewerkers is de Gedragscode belangenverstrengeling NWO van toepassing (www.nwo.nl/code).
De eerste stap in de beoordelingsprocedure is een toets of de aanvraag in behandeling genomen kan worden. Hiervoor toetst de Permanente Commissie Grootschalige Wetenschappelijke Infrastructuur de voorwaarden zoals beschreven in hoofdstuk 3 van deze call for proposals. De Permanente Commissie adviseert vervolgens de raad van bestuur van NWO over de ontvankelijkheid van de ontvangen aanvragen. De raad van bestuur besluit over de ontvankelijkheid. Niet- ontvankelijke aanvragen zijn van een verdere beoordeling uitgesloten.
Voor alle ontvankelijke aanvragen worden ten minste vier referentenrapporten opgevraagd. Aanvragers geven daarop hun wederhoorreactie. Hierna worden de aanvragen en de ingewonnen informatie bestudeerd door de beoordelingscommissie. Deze commissie vergadert in de regel twee keer plenair. In de eerste vergadering worden door de commissie de op basis van de voorlopige prioritering kansrijkste aanvragen geselecteerd op basis van aanvraag, begeleidende brieven, referentencommentaren en wederhoorreactie.
Vervolgens wordt aan deze aanvragen een bezoek op locatie (site visit) gebracht door een delegatie van de commissie. De delegatie van de commissie heeft de gelegenheid om tijdens deze site visit vragen te stellen, ook nieuwe vragen die nog niet door de referenten zijn opgeworpen. De aanvragers kunnen hier tijdens de discussie met de commissie op reageren. Op deze wijze wordt opnieuw hoor- en wederhoor toegepast. De site visit is een belangrijk onderdeel van de beoordeling en kan leiden tot bijstelling van de beoordeling, score en prioritering van het voorstel tot dan toe.
In de tweede plenaire vergadering stelt de commissie op basis van het schriftelijke materiaal en de informatie van de site visits een definitieve prioritering van de aanvragen op, gebaseerd op de onder 4.2 genoemde criteria, en bepaalt welke aanvragen voor subsidiëring worden voorgedragen aan de raad van bestuur van NWO.
De raad van bestuur van NWO neemt een besluit over honorering en afwijzing van de aanvragen. Daarna worden de aanvragers geïnformeerd over de uitkomsten van de selectieprocedure.
NWO voorziet alle aanvragen van een kwalificatie. Deze kwalificatie wordt aan de aanvrager bekend gemaakt bij het besluit over het al dan niet toekennen van financiering. Om voor financiering in aanmerking te kunnen komen, dient een aanvraag ten minste de kwalificatie ‘excellent’ of ‘zeer goed’ te krijgen. Voor meer informatie over de kwalificaties zie www.nwo.nl/kwalificaties.
De datamanagementparagraaf in de aanvraag wordt niet beoordeeld en derhalve ook niet meegewogen in de beslissing om een aanvraag al of niet toe te kennen. Zowel de referenten als de commissie kunnen wel advies geven met betrekking tot de datamanagementparagraaf. Na honorering van een aanvraag dient de hoofdaanvrager de paragraaf uit te werken in een datamanagementplan. Aanvragers kunnen hierbij gebruikmaken van het advies van de referenten en commissie. Het project kan van start gaan zodra het datamanagementplan is goedgekeurd door NWO.
di. 3 oktober 2017, 14:00 uur (CET)
Deadline indieningvoorstellen via ISAAC
oktober
Toets ontvankelijkheid aanvragen
medio oktober – december
Raadplegen referenten
december – medio januari 2018
Wederhoorreactie
medio februari
Eerste vergadering beoordelingscommissie
begin maart – eind april
Site visits
medio mei
Tweede vergadering beoordelingscommissie
medio juli
Besluit raad van bestuur en bekendmaking besluit
De aanvragen ingediend in het kader van Investeringen NWO-groot worden beoordeeld aan de hand van de onderstaande criteria. Deze criteria wegen elk voor 33,3% mee in het totaaloordeel.
Science en excellence case
Het belang voor de wetenschap en de aantrekkingskracht op onderzoekers
Innovatie is mede afhankelijk van wetenschappelijke doorbraken. Investeringen door NWO-groot moeten ertoe leiden dat een grotere kans op wetenschappelijke innovaties en doorbraken op het betreffende onderzoeksterrein ontstaat. Daarom worden de wetenschappelijke kwaliteit, originaliteit en vernieuwendheid van het met de investering uit te voeren onderzoeksprogramma getoetst. Van belang zijn ook de kwaliteit en competentie van de betrokken onderzoekers of het onderzoeksteam en hun internationale positie en samenwerking. Daarnaast wordt de (inter)nationale positionering van de investering gewogen: neemt Nederland op het betreffende terrein een vooraanstaande positie in en wat zijn de internationale ontwikkelingen op dit terrein? Draagt de investering bij tot versterking van de Nederlandse positie op dit terrein?
Geavanceerde onderzoekfaciliteiten zijn essentieel om wetenschappelijk talent naar Nederland te halen of voor Nederland te behouden. De onderzoeksfaciliteit dient daarom voldoende aantrekkingskracht te hebben op (buitenlandse) onderzoekers.
Inbedding van de investering
Nationale onderzoeksfaciliteiten moeten goed zijn ingebed in de Nederlandse kennisinfrastructuur. De institutionele inbedding kan onder meer blijken uit betrokkenheid van onderzoeksgroepen binnen Nederland, inbedding van de faciliteit in het Nederlandse onderzoekslandschap en in de (lange termijn) onderzoeksstrategie van de instelling en landelijke coördinatie.
Urgentie van de investering voor de Nederlandse wetenschap
Getoetst wordt verder dat de urgentie van de investering voor de Nederlandse wetenschap en voor onderzoek op het desbetreffende terrein overtuigend is beargumenteerd, dat de voorgestelde aanpak doeltreffend is en dat er sprake is van een inhoudelijk samenhangend investeringspakket.
Innovation en strategic case
Het belang voor de maatschappij en het bedrijfsleven en aansluiting bij maatschappelijke ontwikkelingen
Onderzoeksfaciliteiten zijn ook aantrekkelijk voor het bedrijfsleven en voor innovatieve overheden. Grote onderzoeksfaciliteiten werken als een magneet voor nieuwe kennis en dat schept een uitstekend klimaat voor zowel het kleine als grote bedrijfsleven. Daarom wordt ook de mogelijke uitstraling in termen van valorisatie en ander niet-wetenschappelijk gebruik getoetst vanuit de volgende gezichtspunten:
Potentie voor kennisbenutting
In welke mate draagt de realisatie van de investering bij tot (technologische) innovatie bij bedrijven of in de maatschappij?
In welke mate zullen resultaten verkregen met de investering bijdragen aan belangrijke wetenschappelijke, technologische of maatschappelijke ontwikkelingen?
Implementatieplan
Is er sprake van een doordacht plan van aanpak om opbrengsten die voortvloeien uit het gebruik van de faciliteit ten goede te laten komen aan de potentiële kennisgebruikers?
Worden er potentiële maatschappelijke en/of industriële kennisgebruikers betrokken bij ontwerp, realisatie en gebruik van de faciliteit en zo ja, hoe gebeurt dit?
Wat is de verwachte termijn voor mogelijke kennisbenutting?
Indien aanvragers van mening zijn dat kennisbenutting niet van toepassing is, zullen zij dit moeten beargumenteren. De argumentatie zal in samenhang met het voorstel beoordeeld worden.
Nationaal belang en internationale uitstraling
De beoordelingscommissie toetst hoe de investering past in de langetermijnplanning van het betreffende wetenschappelijke veld en aanvragende instellingen. Tevens toetst zij het nationaal belang door na te gaan of de investering een (inter)nationaal leidende of unieke faciliteit oplevert, al dan niet op een wetenschappelijk deelgebied. Indien buitenlandse onderzoeksgroepen al een internationaal leidende positie innemen, kunnen er ook andere redenen zijn om een investering te plegen.
Bijvoorbeeld om een noodzakelijk geachte positie in te kunnen nemen en zo het nationale belang te versterken. In het geval van Nederlandse participatie in de bouw, of in een substantiële aanpassing, van een internationale onderzoeksfaciliteit toetst de commissie het belang en de zichtbaarheid van de Nederlandse inbreng in de internationale samenwerking, opzet en kwaliteit van het internationale project waarvan de investering deel gaat uitmaken, en geschiktheid van de vorm en inzet van de Nederlandse bijdrage.
Technical, business en management case
Technische haalbaarheid
Om aan de technische eisen van een onderzoeksfaciliteit te kunnen voldoen, zijn vaak nieuwe technische oplossingen en technieken nodig, waarbij soms fundamentele uitdagingen moeten worden opgelost. Dit is een kans om de impact te vergroten, maar een belangrijk risico voor de uitvoering. Getoetst wordt dat het technisch mogelijk is de gevraagde faciliteit te bouwen, aan de hand van:
een passend plan voor de technische uitvoering, inclusief tijdpad met milestones, deliverables en (de rol van) deelnemende partijen;
een overzicht van welke technische uitdagingen een rol spelen om de gewenste specificaties te halen;
een overzicht van welke ontwikkelingen nodig zijn om die uitdagingen op te lossen en van welke partijen daarvoor kennis, kunde en capaciteit hebben.
ICT-infrastructuur
Grootschalige wetenschappelijke infrastructuur vereist veelal ook geavanceerde ondersteuning met en door ICT-infrastructuur. Zeker daar waar geavanceerde ICT- oplossingen nodig zijn, is het wenselijk deze goed in kaart te brengen en de kosten mee te nemen in de begroting. Aanvragers dienen in hun aanvraag te beschrijven en te kwantificeren welke ICT-infrastructuur voor de onderzoeksfaciliteit benodigd is.
Hierbij valt onder meer te denken aan hulpbronnen voor opslag, aan netwerken, tools voor datamanagement, veiligheid en toegang, en het regelen van toegang voor analyse op afstand. Van belang is tevens dat aanvragers beschrijven hoe deze ICT- infrastructuur wordt geïmplementeerd, alsook welke expertise hiervoor benodigd is. Getoetst wordt dat de aanvragers een juist beeld schetsen van de benodigde ICT- infrastructuur, de afstemming daarover met SURF, en de daarvoor benodigde kosten.
Organisatie en governance
Het opzetten en exploiteren van een grote onderzoeksfaciliteit vergt heldere afspraken tussen de (internationale) partners en een duidelijk organisatorisch kader. Daarom is het belangrijk dat de governancestructuur en het management van de onderzoeksfaciliteit goed georganiseerd zijn. De onderzoeksfaciliteit dient zo te zijn ingericht dat de realisatie en exploitatie optimaal kunnen verlopen.
Getoetst wordt dat de afspraken rondom de faciliteit leiden tot een heldere en werkbare situatie, door middel van:
een goede inbedding in de Nederlandse kennisinfrastructuur, waar nodig door middel van een consortiumovereenkomst;
een heldere besluitvormingsstructuur met voldoende mandaat en onafhankelijkheid;
een duidelijk organisatieschema met daarin de taken en bevoegdheden van de governance en het management;
een passende procedure voor het omgaan met budget en tijdsoverschrijding;
een deugdelijke strategie op het gebied van procurement, intellectueel eigendomsrecht en commerciële activiteiten, die in lijn is met geldende regelgeving en richtlijnen, en waarbij de bijkomende juridische en contractuele kwesties geïdentificeerd en opgelost zijn.
Ook dient te worden aangegeven dat het aangevraagde en als eigen bijdrage opgevoerde personeel noodzakelijk is.
Toegankelijkheid
Grote onderzoeksfaciliteiten zijn er primair ten behoeve van onderzoekers. Daarom is het een voorwaarde dat er sprake is van laagdrempelige toegang tot de onderzoeksfaciliteit, ook voor externe onderzoekers. De faciliteit moet in ieder geval toegang bieden op basis van wetenschappelijke excellentie of een breed toegangsbeleid voeren. Uitsluitend toegang op basis van pay-for-use is voor infrastructuur niet toegestaan. Naast het toetsen van deze aspecten wordt gekeken naar:
welke onderzoeksgroepen de onderzoeksfaciliteit zullen gebruiken;
hoeveel van de capaciteit beschikbaar is voor externe gebruikers;
de gemiddelde omvang van het gebruik per externe onderzoeker.
Financiële aspecten
Uit de aanvraag moet duidelijk zijn welke investeringen gepland worden, welke kosten hiermee gemoeid gaan, hoe de aanvragers deze kosten financieren en wat het commitment is van de aanvragende partijen. Hierbij is het ook van belang dat organisatie en management voldoende mogelijkheden hebben om de onderzoeksfaciliteit op een efficiënte wijze te realiseren en te exploiteren. Om een faciliteit van nationale allure in Nederland te realiseren en te exploiteren, of om in een internationale onderzoeksfaciliteit buiten Nederland zichtbaar en onderscheidend te participeren, gaan bovendien de kosten vaak de beschikbare budgetten te boven. Er is daarom een zorgvuldige budgetanalyse vereist, die hierin inzicht biedt. Getoetst wordt onder meer:
Dat de aanvragers een volledig beeld van de kosten en financiering geven, door:
een volledig en voldoende gespecificeerd overzicht van alle kosten en middelen die nodig zijn voor het succesvol realiseren, exploiteren en monitoren van, en/of het participeren in, de onderzoeksfaciliteit, ook als deze niet subsidiabel zijn. Dit geldt zowel voor in-cash als (in geld vertaalbare) in-kind bijdragen;
een gemotiveerde en sluitende begroting voor de gehele onderzoeksfaciliteit voor een periode van 10 jaar;
indien de levensduur langer is dan 10 jaar, een overzicht van de kosten van de onderzoeksfaciliteit voor de gehele levensduur inclusief de kosten voor de ontmanteling van de faciliteit.
Dat de aanvragers voldoende zekerheid geven over de financiële inkomsten door:
een beschrijving van de mogelijke bronnen voor financiering en welke daarvan aangeboord worden;
het financiële commitment van betrokken instellingen voor zowel de investering alsook de running costs van de infrastructuur;
(harde) garanties voor dit financieel commitment door bevoegde partijen (zoals een college van bestuur van de universiteiten) voor in ieder geval 10 jaar;
een realistische inschatting van andere bronnen van inkomsten, zoals commerciële exploitatie en het gebruik van de apparatuur (bezettingsgraad en capaciteit), en de kosten die hiervoor aan de gebruikers in rekening worden gebracht;
een overzicht wie (financieel) verantwoordelijk is voor ontmanteling en de kosten daarvan.
Dat de mate van medefinanciering in goede verhouding staat tot de omvang en doelstellingen van het totale project.
Risicoanalyse
De risico’s ten aanzien van de realisatie en de exploitatie van de gevraagde wetenschappelijke infrastructuur dienen goed in kaart te zijn gebracht en afgedekt, waarbij bijvoorbeeld gedacht kan worden aan risico’s ten aanzien van de financiering van de infrastructuur, de technische haalbaarheid, de eisen aan benodigde ICT- infrastructuur en aan de governance en het management van de infrastructuur.
Getoetst wordt in hoeverre de risico’s voor de realisatie en exploitatie goed in kaart zijn gebracht en afgedekt, waarbij de volgende aspecten relevant zijn:
mogelijke (financiële) gevolgen van technische risico’s, of het niet kunnen halen van de technische eisen;
realistische alternatieve scenario’s en de eventuele consequenties hiervan voor de wetenschappelijke ambities van de infrastructuur;
een goed track record op het gebied van vergelijkbare technische oplossingen bij de (beoogde) uitvoerende partij, binnen het consortium of andere aansluitende partijen;
mogelijke risico’s met betrekking tot de exploitatie van de infrastructuur;
de verdeling van de realisatie en de financiering (waar mogelijk) in fases met duidelijk meetbare (SMART-) doelstellingen.
Artikel 4
Beoordelingsprocedure
Onderdeel van Call for proposals, Investeringen NWO-groot 2017/2018· Onderwijsrecht
Deze tekst geldt sinds 22 juni 2017