Art. 12 Regeling Archief- en Informatiebeheer TK 2020

1. Informatieobjecten worden tot het tijdstip van vernietiging dan wel het tijdstip van overbrenging naar het Nationaal Archief in goede materiële en toegankelijke staat gehouden. 2. De archiefbeheerder zorgt ervoor dat archiefruimten waarin de informatieobjecten worden bewaard voldoen aan de normen die zijn opgenomen in de Archiefregeling. 3. De archiefvormende organisatieonderdelen maken voor de opslag en verwerking van hun informatieobjecten gebruik van het centrale documentmanagementsysteem, behalve als archiefvormende organisatieonderdelen een specifieke applicatie gebruiken voor de uitvoering van een proces. 4. De archiefbeheerder maakt voor het beheer van afgehandelde informatieobjecten gebruik van een speciaal daarvoor bestemd digitaal archiefsysteem die voldoet aan de voorschriften in de Archiefregeling. Daarnaast kunnen andere informatiesystemen aangewezen worden als digitaal archiefsysteem indien deze systemen het beheer van de informatieobjecten conform deze regeling en wet- en regelgeving kunnen uitvoeren (archiving by design). 5. De archiefbeheerder draagt zorg voor het beheer van de informatieobjecten onder zijn beheer, om de blijvende toegankelijkheid en leesbaarheid te borgen, met inachtneming van de authenticiteit en betrouwbaarheid van de informatieobjecten. 6. Als bij wijziging, vervanging of in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, conversie, migratie of emulatie wordt toegepast op de informatieobjecten, dan moet voldaan worden aan de gestelde eisen uit de Archiefregeling. 7. Het archiefvormend organisatieonderdeel maakt van de conversie, migratie of emulatie een verklaring op. Deze verklaring bevat in ieder geval: een specificatie van de informatieobjecten waarop conversie, migratie of emulatie is toegepast; een specificatie van de manier waarop getoetst is of de conversie, migratie of emulatie is toegepast overeenkomstig de eisen van de Archiefregeling en het resultaat van deze toets. 8. De verklaring van conversie, migratie of emulatie wordt ondertekend door het hoofd van het archiefvormend organisatieonderdeel. 9. Indien bij wijziging, vervanging of in onbruik raken van apparatuur of programmatuur, de informatieobjecten niet worden gemigreerd naar een nieuwe applicatie, dan is het archiefvormend organisatieonderdeel er verantwoordelijk voor dat de informatieobjecten in goede en geordende staat worden overgedragen aan de archiefbeheerder.

Duurzaamheid

Rechtspraak bij dit artikel