Art. 3 Onderzoeksprotocol Huis voor klokkenluiders — Onderzoek door het Huis in de praktijk

Het Huis beoordeelt of een verzoek voldoet aan de wettelijke eisen en of het verzoek in behandeling kan worden genomen. Het gaat hierbij onder meer om: de vraag of er sprake is (geweest) van een vermoeden van een misstand waarbij het maatschappelijk belang in het geding is (of was); (de wijze van) het melden bij de werkgever; of er een rol is weggelegd voor een andere instantie, zoals een toezichthouder en/of een inspectie. In het kader van de beoordeling van het verzoek, kan het Huis (na overleg en met instemming van de verzoeker) contact leggen met andere partijen zoals toezichthouders en/of inspectiediensten. Als het Huis beslist dat het verzoek in behandeling wordt genomen en het onderzoek wordt gestart, dan informeert het Huis de verzoeker hierover. Het Huis informeert ook de werkgever over het onderzoek. De werkgever wordt door het Huis pas ingelicht over de identiteit van de verzoeker, nadat de verzoeker daarmee heeft ingestemd. De twee typen onderzoeken die het Huis uitvoert -- misstandonderzoek en/of bejegeningsonderzoek – worden grotendeels op dezelfde manier uitgevoerd. Toch zijn er enkele belangrijke verschillen, die vooral te maken hebben met de relatie tussen de verzoeker en de onderzoeksvragen. Hieronder wordt eerst ingegaan op de belangrijkste stappen tijdens de uitvoering van een misstandonderzoek. Vervolgens komt het bejegeningsonderzoek aan bod. Procedureel gesprek: de verzoeker en de werkgever worden bij de start van een onderzoek apart uitgenodigd voor een procedureel gesprek. Tijdens dit gesprek licht het Huis het proces van het onderzoek toe. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt, dat wordt toegevoegd aan het onderzoekdossier. Het bepalen van de onderzoeksvragen: na de procedurele gesprekken stellen de onderzoekers de concept-onderzoeksvragen op. Deze worden voorgelegd aan de werkgever en in beginsel ook aan de verzoeker, met het verzoek om een reactie hierop.5Van het voorleggen van de concept-onderzoeksvragen aan de verzoeker kan worden afgezien wanneer het belang van het onderzoek zich daartegen verzet. Dit is een uitzonderlijke omstandigheid, en bijvoorbeeld het geval als de kans bestaat dat de onafhankelijkheid of uitvoerbaarheid van het onderzoek door verzoeker wordt beïnvloed. Hierna stellen de onderzoekers de definitieve onderzoeksvragen vast. Uitvoering: om te komen tot de informatie die nodig is voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen, hebben de onderzoekers van het Huis een aantal bevoegdheden zoals: het verzoeken om inlichtingen en stukken, het oproepen en onder ede horen van getuigen, het inschakelen van deskundigen voor specifieke werkzaamheden (of deze horen als getuige) en een onderzoek ter plaatse instellen (alleen in de publieke sector). Deze bevoegdheden gaan, behoudens wettelijke uitzonderingsgronden, gepaard met een verplichting tot medewerking. Feitenrelaas: het onderzoek leidt tot het opstellen van een feitenrelaas, waarin de relevante feiten die nodig zijn voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen staan beschreven. Het feitenrelaas wordt voorgelegd aan de werkgever. De werkgever wordt daarbij in de gelegenheid gesteld om zijn zienswijze te geven op de volledigheid en juistheid van de beschreven feiten, en heeft vier weken de tijd om te reageren op het feitenrelaas. Wanneer het belang van het onderzoek daar om vraagt, kan het Huis het feitenrelaas ook voorleggen aan de verzoeker. Zowel de werkgever als de verzoeker wordt verzocht een verklaring te tekenen die ertoe strekt de geheimhouding van de inhoud van het feitenrelaas te bewaren. Conceptrapport: op basis van het feitenrelaas wordt het conceptrapport opgesteld en in concept voorgelegd aan werkgever en verzoeker. In deze fase krijgen zowel de werkgever als de verzoeker vier weken de tijd om schriftelijk te reageren op het conceptrapport. Voor deze schriftelijke reactie wordt een door het Huis vastgesteld sjabloon gebruikt. Evenals voor het feitenrelaas geldt voor het conceptrapport een geheimhoudingsplicht voor beide partijen. Anoniem eindrapport: na verwerking van de reactie(s) op het conceptrapport wordt het eindrapport (geanonimiseerd6In de praktijk blijkt dat eindrapporten, ondanks het feit dat zij worden geanonimiseerd, herleidbaar kunnen zijn tot de betreffende zaak en/of betrokkenen.) vastgesteld door de bestuurder Onderzoek. De verzoeker en de werkgever krijgen beiden het eindrapport toegestuurd. Ook wordt het eindrapport gepubliceerd op de website van het Huis. Over het eindrapport wordt doorgaans een persbericht opgesteld. Aanbevelingen: Indien daartoe aanleiding bestaat worden in het eindrapport aanbevelingen aan de werkgever opgenomen. Binnen een redelijke termijn dient de werkgever het Huis te laten weten op welke manier hij gevolg geeft aan de aanbevelingen. Als de werkgever overweegt de aanbevelingen niet op te volgen, zal hij het Huis hierover moeten informeren. De werkgever zal in dat geval moeten onderbouwen waarom hij overweegt de aanbevelingen niet op te volgen. Procedureel gesprek: de verzoeker en de werkgever worden bij de start van een onderzoek apart uitgenodigd voor een procedureel gesprek. Tijdens dit gesprek licht het Huis het proces van het onderzoek toe, inclusief de beoogde startdatum. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt, dat wordt toegevoegd aan het onderzoekdossier. Het bepalen van de onderzoeksvragen: na de procedurele gesprekken stellen de onderzoekers de concept-onderzoeksvragen op. Deze worden voorgelegd aan de werkgever en aan de verzoeker. Hierna stellen de onderzoekers de definitieve onderzoeksvragen vast. Uitvoering: om te komen tot de informatie die nodig is voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen, hebben de onderzoekers van het Huis een aantal bevoegdheden zoals: het verzoeken om inlichtingen en stukken, het oproepen en onder ede horen van getuigen, het inschakelen van deskundigen voor specifieke werkzaamheden (of deze horen als getuige) en een onderzoek ter plaatse instellen (alleen in de publieke sector). Deze bevoegdheden gaan, behoudens wettelijke uitzonderingsgronden, gepaard met een verplichting tot medewerking. Feitenrelaas: het onderzoek leidt tot het opstellen van een feitenrelaas, waarin de relevante feiten die nodig zijn voor het beantwoorden van de onderzoeksvragen staan beschreven. Het feitenrelaas wordt voorgelegd aan de werkgever en de verzoeker. Zij worden daarbij in de gelegenheid gesteld om hun zienswijze te geven op de volledigheid en juistheid van de beschreven feiten, en hebben vier weken de tijd om te reageren op het feitenrelaas. Zowel de werkgever als de verzoeker wordt verzocht een verklaring te tekenen die ertoe strekt de geheimhouding van de inhoud van het feitenrelaas te bewaren. Conceptrapport: op basis van het feitenrelaas wordt het conceptrapport opgesteld en in concept voorgelegd aan werkgever en verzoeker. In deze fase krijgen zowel de werkgever als de verzoeker vier weken de tijd om schriftelijk te reageren op het conceptrapport. Voor deze schriftelijke reactie wordt een door het Huis vastgesteld sjabloon gebruikt. Evenals voor het feitenrelaas geldt voor het conceptrapport een geheimhoudingsplicht voor beide partijen. Anoniem eindrapport: na verwerking van de reactie(s) op het conceptrapport wordt het eindrapport (geanonimiseerd) vastgesteld door de bestuurder Onderzoek. De verzoeker en de werkgever krijgen beiden het eindrapport toegestuurd. Ook wordt het eindrapport gepubliceerd op de website van het Huis. Over het eindrapport wordt doorgaans een persbericht opgesteld. Aanbevelingen: Indien daartoe aanleiding bestaat worden in het eindrapport aanbevelingen aan de werkgever opgenomen. Binnen een redelijke termijn dient de werkgever aan het Huis te laten weten op welke manier hij gevolg geeft aan de aanbevelingen. Als de werkgever overweegt de aanbevelingen niet op te volgen, zal hij het Huis hierover moeten informeren. De werkgever zal in dat geval moeten onderbouwen waarom hij overweegt de aanbevelingen niet op te volgen. Zoals uit het voorgaande blijkt zijn er enkele verschillen tussen het uitvoeren van een misstandonderzoek en een bejegeningsonderzoek. De reden hiervan is dat bij een bejegeningsonderzoek de (behandeling van de) verzoeker zelf het hoofdonderwerp van het onderzoek vormt. Bij een misstandonderzoek draait het om de misstand en niet om de verzoeker. Bij een bejegeningsonderzoek wordt de verzoeker daarom, evenals de werkgever, betrokken bij het opstellen van de (concept-)onderzoeksvragen. Ook het feitenrelaas wordt bij een bejegeningsonderzoek altijd aan de werkgever én de verzoeker gestuurd, met het verzoek om een reactie te geven op de volledigheid en juistheid van de beschreven feiten. Tot slot kan een verzoeker na de start van een bejegeningsonderzoek zijn verzoek tot het onderzoek alsnog intrekken. Het Huis zal dan, mede gelet op de redenen voor het intrekkingsverzoek en de fase waarin het onderzoek zich bevindt, bepalen of het onderzoek (al dan niet) wordt voortgezet. Bij een misstandonderzoek ligt dat anders. Als een verzoeker zijn verzoek om een misstandonderzoek intrekt, dan zal het Huis het onderzoek in beginsel voortzetten (zie par 2.1). Het kan voorkomen dat het Huis zowel onderzoek doet naar een (vermoeden van een) misstand van maatschappelijk belang én de wijze waarop de verzoeker door de werkgever is behandeld. In die gevallen wordt door het Huis zoveel mogelijk de hierboven beschreven procedures aangehouden. Dit betekent bijvoorbeeld dat een verzoeker in beginsel wel de onderzoeksvragen en het feitenrelaas krijgt voorgelegd voor zover het gaat om zijn bejegening, maar (in beginsel) niet het feitenrelaas voor zover het gaat om de misstand. Het Huis kan bepalen dat een onderzoek wordt stopgezet of dat een voorgenomen onderzoek niet wordt uitgevoerd. Dat kan het geval zijn wanneer een verzoeker onvoldoende meewerkt aan een zorgvuldig verloop van het onderzoek of dat een verzoeker de vertrouwelijkheid niet in acht neemt. Ook kan een reden voor beëindiging zijn dat het Huis op basis van nieuwe inzichten of feiten concludeert dat er onvoldoende gronden zijn voor het voortzetten van een onderzoek of het uitvoeren van een voorgenomen onderzoek.

Rechtspraak bij dit artikel