De klachtenbehandelaar hoort de klager en degene tegen wie de klacht is ingediend mondeling in het bijzijn van de klachtencoördinator. Het horen gebeurt indien mogelijk in elkaars aanwezigheid.
De klachtenbehandelaar kan besluiten van het horen af te zien als de klacht kennelijk ongegrond is of als de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
De klachtencoördinator maakt een verslag van de hoorzitting en stuurt het verslag zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één week na het horen, aan de klager en degene tegen wie de klacht is ingediend toe. Zij krijgen de gelegenheid binnen één week op het verslag te reageren.
Een reactie op het verslag wordt aan het verslag gehecht.