De ambtenaar, aan wie de in artikel 1 genoemde toestemming is verleend, is verplicht dagelijks een staat bij te houden, waarop het aantal voor dienstdoeleinden afgelegde kilometers met korte omschrijving van het doel en de route wordt aangetekend.
Deze staat moet door degene, die als zijn leidinggevende is aangewezen, wekelijks voor akkoord worden getekend.