Voordat een afdeling over kan gaan tot het starten van een (Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de behoefte te vervullen. Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Dit gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de vigerende drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering.
Waardebepaling van een opdracht
Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van de gemeente over de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te tellen. De gemeente Blaricum wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld.
In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen.
Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen
Boven de ondergrens bestaat de verplichting om openbaar c.q. meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform de mandaatregeling bevoegd persoon of college beslist dat er sterke, bijzondere argumenten zijn om een andere marktbenadering te kiezen.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn:
• bij specialistische producten;
• bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan de gemeente zijn toe te rekenen;
• bij een complex uitvoeringsproces;
• bij marktomstandigheden;
• bij verwevenheid met parallelle processen;
• indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd;
• bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen.
Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld, worden getoetst door de medewerker inkoop en worden goedgekeurd door de directeur (voor de BEL Combinatie) of het college van b&w (voor de gemeenten). Van de aanbestedingsprocedure (onder de Europese drempelbedragen) kan alleen worden afgeweken indien hiervoor goedkeuring is verkregen van het college van B&W.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.1
Te hanteren aanbestedingsprocedures
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Blaricum