Voordat een afdeling over kan gaan tot het starten van een
(Europese) aanbesteding, moet onderzocht worden of een ander
onderdeel van de gemeentelijke organisatie in staat is om de
behoefte te vervullen. Wanneer de eigen organisatie niet in de vraag
kan voorzien, wordt overgegaan tot het inkopen van de vraag. Dit
gebeurt conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de vigerende
drempelbedragen. In bijlage 2 is een overzicht gegeven van deze
drempelbedragen en de bijbehorende typen marktbenadering.
Waardebepaling van een opdracht
Om te kunnen bepalen welke marktbenaderingswijze moet worden
gevolgd, dient de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) te worden
vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels
Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de opdrachtwaarde wordt
vastgesteld door alle gelijksoortige behoeften van de gemeente over
de gehele contractperiode (inclusief opties tot verlenging) op te
tellen. De gemeente Eemnes wordt dus gezien als één opdrachtgever.
Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48
maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld.
In geen geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op
onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te
ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht
boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om
hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te
waarborgen.
Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen
Boven de ondergrens bestaat de verplichting om openbaar c.q.
meervoudig onderhands aan te besteden, tenzij een daartoe conform de
mandaatregeling bevoegd persoon of college beslist dat er sterke,
bijzondere argumenten zijn om een andere marktbenadering te
kiezen.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn:
• bij specialistische producten;
• bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die
niet aan de gemeente zijn toe te rekenen;
• bij een complex uitvoeringsproces;
• bij marktomstandigheden;
• bij verwevenheid met parallelle processen;
• indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische
redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden
toevertrouwd;
• bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere
opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden
met zich mee zou brengen.
Op basis hiervan kan de onderhandse marktbenadering worden
toegepast. De argumenten moeten op schrift worden gesteld, worden
getoetst door de medewerker inkoop en worden goedgekeurd door de
directeur (voor de BEL Combinatie) of het college van b&w (voor
de gemeenten). Van de aanbestedingsprocedure (onder de Europese
drempelbedragen) kan alleen worden afgeweken indien hiervoor
goedkeuring is verkregen van het college van B&W.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.1
Te hanteren aanbestedingsprocedures
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Eemnes