**1.** De commissie kan op eigen initiatief personen of instellingen voordragen, maar ook andere personen of instellingen kunnen personen of instellingen bij de commissie voordragen. Voorstellen tot voordracht van bepaalde personen of instellingen dienen 3 maanden van te voren bij de commissie te zijn ingediend, hetzij via de website van de gemeente Laren, hetzij via het postadres van de gemeente Laren.
**2.** Ten aanzien van een voorgedragen persoon wordt een justitieel onderzoek ingesteld door de burgemeester. De commissie draagt de hiervoor benodigde gegevens zo spoedig mogelijk over aan de burgemeester, opdat het gevorderde onderzoek tijdig gereed kan zijn.
**3.** Indien een instelling voor de toekenning van de erepenning wordt voorgedragen, onderzoekt de commissie de jaarrekeningen met de accountantsverklaringen over de afgelopen vijf jaar.
**4.** De erepenningen worden in principe jaarlijks uitgereikt op 22 mei, tenzij er rondom de voorgedragen persoon/instelling een feestelijke bijeenkomst door derden wordt georganiseerd. In dat geval is de datum van voornoemde feestelijke bijeenkomst bepalend.
**5.** De commissie stelt de onderbouwing om de erepenning aan een bepaalde persoon of instelling uit te reiken op schrift. Nadat de erepenning is uitgereikt is dit geschrift openbaar en wordt het ter kennisneming toegezonden aan de gemeenteraad en gepubliceerd op de website van de gemeente Laren.
**6.** Totdat de erepenningen zijn uitgereikt, zijn de leden van de commissie, teneinde ervoor te zorgen dat de uitreiking van de erepenning een verrassing blijft voor de persoon of instelling, tot geheimhouding verplicht. Slechts aan het college of aan de kring van personen die zijn belast met de voorbereiding van de ceremoniële uitreiking kan informatie worden gegeven voor zover nodig voor een goede voorbereiding van de ceremoniële uitreiking. Deze personen zijn tevens tot geheimhouding verplicht.
**7.** Ook nadat de erepenning is uitgereikt zijn de leden van de commissie verplicht tot geheimhouding van die gegevens waarvan zij uit hoofde van hun werk voor de commissie kennis dragen en die niet in de onderbouwing openbaar zijn gemaakt en inbreuk (kunnen) maken op de persoonlijke levenssfeer van de aanbevolen personen of anderen.
Artikel 4
Werkwijze van de commissie
Onderdeel van Regeling Commissie voor de erepenningen van de gemeente Laren