De vereniging die een bijeenkomst organiseert, moet zijn een binnen de gemeente Hoorn gevestigde Nederlandse vereniging, dan wel een plaatselijke afdeling van een regionale, provinciale of landelijke vereniging, die tenminste 3 jaar bestaat, is ingeschreven in het Verenigingenregister bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken en de beschikking heeft over op schrift gestelde statuten, vastgelegd bij notariële akte.