Ter uitwerking van artikel 7:9 lid 4 heeft het college een protocol vastgesteld.
Dag 1
Ziekmelding bij leidinggevende. Leidinggevende moet bij deze melding reeds informeren naar ernst en te verwachten duur van de ziekte (de medewerker hoeft hier overigens niet verplicht antwoord op te geven). Leidinggevende geeft ziekmelding door aan Bedrijfsvoering, via tel.nr. 5504 voor 10.00 uur en registreert de melding in Youforce.
¯
Week 1 e.v.
Leidinggevende neemt na 2 tot 3 dagen contact op met de zieke medewerker, afhankelijk van de aard van het verzuim kan dit vaker of minder vaak nodig zijn.
Indien nodig (bijv. bij conflict medewerker-leidinggevende) kan advies/bemiddeling van de personeelsadviseur of van bedrijfsmaatschappelijk werker gevraagd worden. Notities maken van de gesprekken in Youforce.
¯
Ondersteuning Arbo Unie:
Vanaf de eerste ziektedag kan de leidinggevende via Bedrijfsvoering Arbo Unie versneld inschakelen voor ondersteuning. Mogelijkheden zijn:
- Consultatie van de bedrijfsarts over hoe in een bepaald verzuimgeval het beste gehandeld kan worden. De consultatie is mogelijk per telefoon, per mail of via een direct contact.
- Verzuimspreekuur, eventueel met spoed kan een medewerker ingestuurd worden voor een verzuimspreekuur, bijvoorbeeld om een melding nader te laten beoordelen en/of ten behoeve van een begeleidingsadvies. Het verzuimspreekuur wordt gehouden door de bedrijfsarts. Vooraf vindt altijd afstemming plaats over de vraag van de leidinggevende. Vraagstelling dient verstuurd te worden naar de bedrijfsarts.
- Spoedcontrole, indien sprake is van twijfel aan de legitimiteit van de ziekmelding kan de arbodienst een spoedcontrole bij een medewerker thuis laten uitvoeren.
¯
Een oproep voor het spreekuur wordt op de eerste ziektedag uitgevoerd als een medewerker zich voor de vierde keer binnen 12 maanden ziek meldt.
¯
Binnen 3 weken:
Oproep voor eerste spreekuur bij bedrijfsarts. In overleg met de bedrijfsarts van Arbo Unie wordt op verzoek van de afdeling Bedrijfsvoering of het afdelingshoofd een oproep in de eerste twee weken geregeld.
¯
Bedrijfsarts stuurt terugmeldingsformulieren naar aanleiding van spreekuur naar afdeling Bedrijfsvoering. Bedrijfsarts neemt naar aanleiding van het spreekuur zonodig contact op met Bedrijfsvoering of leidinggevende. Bedrijfsvoering of leidinggevende dient zonodig actie te ondernemen naar aanleiding van terugmeldingsformulier of telefonisch contact met de bedrijfsarts. Advies van de personeelsadviseur zonodig beschikbaar.
Terugmeldingsformulieren worden per e-mail toegestuurd aan Bedrijfsvoering.
¯
Na 3 weken krijgt de medewerker een bloemetje namens directie/college.
Na iedere volgende 8 weken krijgt de medewerker een bloemetje namens directie/college.
¯
Week 6:
Arbo Unie stelt een probleemanalyse op waarin staat wat de mogelijkheden zijn tot herstel en werkhervatting. De probleemanalyse wordt toegezonden aan Bedrijfsvoering.
¯
Week 4-6:
Bedrijfsmaatschappelijk werker neemt contact op met zieke medewerker. Indien de leidinggevende dit nodig acht, kan hij of zij de medewerker eerder doorverwijzen naar de bedrijfsmaatschappelijk werker.
De bedrijfsmaatschappelijk werker koppelt een bezoek van een medewerker altijd terug met de leidinggevende, voor zover mogelijk in het kader van privacyoverwegingen.
¯
Op uitblijven van reïntegratieactiviteiten staan sancties, zoals het langer verplicht doorbetalen van loon door de werkgever.
¯
Week 6 e.v.:
Alle door de werkgever en werknemer ondernomen reïntegratieactiviteiten worden bijgehouden in een dossier en digitaal in Youforce door de afdeling Bedrijfsvoering. Stukken dienen zoveel mogelijk via de afdeling zelf naar de afdeling Bedrijfsvoering verzonden te worden.
¯
Elke 6 weken:
Sociaal Medisch Overleg over het verzuimgeval tussen leidinggevende, bedrijfsarts en personeelsadviseur. Leidinggevende is in principe aanwezig bij bespreking van verzuimgeval van zijn of haar afdeling. In het SMO ook kwartaalanalyses van het ziekteverzuim per afdeling in aanwezigheid van leidinggevende en directeur bespreken. Het SMO wordt ook bijgewoond door de bedrijfsmaatschappelijk werkende.
Eén keer per jaar extra SMO waarin totale analyse van het verzuim besproken wordt met de directie.
¯
Week 8:
Bij het opstellen van een plan van aanpak wordt een casemanager benoemd. De leidinggevende is de inhoudelijk verzuimbegeleider en stelt in overleg met de medewerker een plan van aanpak voor reïntegratie op. De personeelsadviseur is zonodig aanwezig bij het opstellen van het plan van aanpak (als de leidinggevende of medewerker hier om vraagt). Leidinggevende en medewerker houden een kopie van het plan. Origineel gaat naar de afdeling Bedrijfsvoering. De personeelsadviseur (procesbewaker) bewaakt mede of de afgesproken acties uitgevoerd worden. De leidinggevende blijft verantwoordelijk voor de inhoud en de voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak. Als er sprake is van een conflict tussen leidinggevende en medewerker, is de directeur inhoudelijk verzuimbegeleider/bemiddelaar.
¯
In het plan van aanpak worden ook evaluatiemomenten vastgelegd.
Richtlijn is 1x per 6 weken evalueren.
Leidinggevende verantwoordelijk. Personeelsadviseur signaleert zonodig (signaal in Youforce).
¯
Week 42:
Uiterlijk de eerste werkdag nadat een medewerker 42 weken ziek is, dient dit gemeld te worden aan het UWV. De afdeling Bedrijfsvoering vult hiertoe een formulier Aangifte langdurige ziekte in en stuurt dit op naar het UWV. Bij een te late melding volgt een boete van het UWV.
¯
Week 52:
Wanneer een medewerker 52 weken ziek is, is er een evaluatiemoment van toepassing. Tijdens dit moment wordt er gekeken hoe de reïntegratie tot dan toe is gegaan, wat de vervolgstappen zullen zijn en of er eventueel bijstelling nodig is van het plan van aanpak. Voor het dossier is het nodig een formulier van het UWV in te vullen: Eerstejaarsevaluatie van het plan van Aanpak WIA.
¯
Maand 20:
WIA-aanvraag. Medewerker ontvangt WIA-aanvraagformulieren, waaronder een werkgeversdeel. Medewerker vult zijn deel in en stuurt geheel naar werkgever. Bedrijfsvoering vult het werkgeversdeel in en stuurt het geheel naar UWV, samen met het reïntegratieverslag (= samenvatting van alle reïntegratieactiviteiten in het reïntegratiedossier). Het reïntegratieverslag wordt jaarlijks bijgesteld door de afdeling Bedrijfsvoering, in overleg met de leidinggevende.
¯
De WIA-aanvraag kan zonodig uitgesteld worden als herstel binnen korte termijn wordt verwacht.
De adviesrol van de personeelsadviseurs en de bedrijfsarts is hierbij belangrijk, met name als het gaat om medische adviezen, mogelijkheden op andere afdelingen of in andere organisaties, etc.
De leidinggevende beslist naar aanleiding van dit advies of uitstel plaatsvindt, in overleg met de directeur.
¯
Na 18 maanden of later moet een aanvraag functie-ongeschiktheidsadvies ingediend worden.
De personeelsadviseur verzorgt de aanvraag. Deze aanvraag moet vooraf door de leidinggevende en de personeelsadviseur met de medewerker worden besproken. Dit wordt tevens in het SMO besproken. Na 2 jaar kan de medewerker vervolgens worden ontslagen of een nieuwe aanstelling worden aangeboden.
¯
2 jaar:
Indien de werkgever het niet eens is met beslissing op WIA-aanvraag kan er een WIA-herbeoordeling aangevraagd worden bij het UWV. De leidinggevende initieert dit, op advies van de personeelsadviseur. Ontvangst WIA-uitkering door de Gemeente Middelburg. Salarisadministratie verwerkt de ontvangst van de uitkering. De WIA-uitkering gaat naar de betreffende afdeling, waar vervanging van betaald kan worden.
¯
NB: Leidinggevende geeft hersteld melding door aan de afdeling Bedrijfsvoering en/of registreert dit in Youforce. Is de medewerker vervolgens binnen 28 dagen weer ziek dan meldt Bedrijfsvoering dit bij het UWV (dan betreft het een doorlopend ziektegeval).
¯
Algemeen: op ieder moment tijdens de ziekteperiode is het mogelijk voor zowel de werknemer als de werkgever om een deskundig oordeel aan te vragen bij het UWV over het feit of de medewerker echt ziek is of niet, of er passend arbeid binnen de organisatie aanwezig is, of die arbeid echt passend is voor de medewerker, of de werkgever voldoende reïntegratie-inspanningen levert.
¯
Algemeen: de afdeling Bedrijfsvoering bewaakt gedurende het hele traject de mogelijkheden om vergoedingen of –subsidies aan te vragen, in overleg met de leidinggevende.
Artikel 7:9:1:1
Artikel 7:9:1:1
Onderdeel van Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Middelburg (hfdst. 7 t/m 10d)