Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de leerplichtambtenaar en de administratieve medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) opgenomen personen in de leeftijd van 4 tot en met 22 jaar. Van de personen van 4 tot 18 jaar worden ook de ouders en of verzorgers in de leerlingenadministratie opgenomen.
De mutaties in de basisadministratie persoonsgegevens met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden in de leerlingenadministratie verwerkt.
De administratieve medewerker controleert of de mutaties van de verschillende scholen met betrekking tot in- en afschrijvingen van jongeren binnengekomen zijn en verwerkt deze. De leerplichtambtenaar neemt contact op met de directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan heeft de leerplichtambtenaar een gesprek met de directeur. Indien er sprake is van recidive dan kan de leerplichtambtenaar een proces-verbaal opmaken.
De leerplichtambtenaar kan aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel doen tot het opleggen van bestuursdwang of een last onder dwangsom jegens de directeur, indien hij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.
De administratieve medewerker controleert minimaal maandelijks of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Indien er geen inschrijving is wordt een brief naar de ouders/verzorgers verstuurd. In deze brief is aangegeven dat zij binnen 2 weken dienen te reageren. Als wordt teruggemeld dat er wel sprake is van een schoolinschrijving dan wordt dit gecontroleerd.
Bij geen reactie (na eventueel nog een rappelbrief) stelt de leerplichtambtenaar een onderzoek in conform artikel 7 van deze ambtsinstructie.(Absoluut verzuim).
Tegenover een bericht van afschrijving van de ene school staat voor jongeren tot 18 jaar zonder startkwalificatie een bericht van inschrijving van een andere school. Als deze registratie niet sluitend is, volgt in eerste instantie contact met de school die de afschrijving (zonder kennisgeving van bestemming) gemeld heeft. Wanneer deze geen duidelijkheid kan geven wordt schriftelijk contact gezocht met de ouders van de jongere.
Artikel 3
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim (artikel 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Onderdeel van Regionale Ambtsinstructie Leerplicht regio Nijmegen