De medewerker die een klacht wil indienen meldt dit, al dan niet met behulp van de vertrouwenspersoon, bij de gemeentesecretaris. Indien de klacht mondeling wordt ingediend, wordt een verslag gemaakt van het indienen van de klacht en de inhoud daarvan.
De klacht bevat een omschrijving van de confrontatie met ongewenst gedrag, met vermelding van zo mogelijk tijd, plaats, omstandigheden, de inhoud van het gedrag, de beschrijving van de door klager reeds ondernomen stappen, de naam van de aangeklaagde en van eventuele getuigen.
De klacht, of de weergave van de mondelinge klacht als bedoeld in het eerste lid, dient voorzien te zijn van handtekening, naam en adres van de klager en dagtekening.
De medewerker ontvangt binnen een week een ontvangstbevestiging van de ingediende klacht.
De klacht kan door meerdere personen gezamenlijk worden ingediend.