Indien de ambtenaar voor vergoeding van schade in aanmerking wenst te komen, moet hij:
terstond de diefstal of beschadiging bij zijn leidinggevende melden en;
in geval van diefstal van eigendommen en schade aan de auto, aangifte doen bij de politie en;
een ondertekende verklaring van de direct leidinggevende dat de schade gedurende diensttijd is ontstaan. Deze verklaring dient overgelegd te worden bij de verzekeringsfunctionaris en;
de schadeclaim schriftelijk indienen bij de verzekeringsfunctionaris door middel van het invullen van een schadeformulier en;
in geval van schade aan de auto of overig motorrijtuig de melding laten vergezellen door twee offertes van de reparatiekosten.
Een no-claim verklaring afkomstig van de verzekeraar van de ambtenaar.