De verantwoording door de ambtenaar geschiedt, indien deze niet schriftelijk plaatsvindt, ten overstaan van het college of ten overstaan van een door het college aangewezen commissie. De verantwoording vindt niet eerder plaats dan na 5 werkdagen en niet later dan na 15 werkdagen nadat de werkgever schriftelijk heeft gemeld dat hij voornemens is een straf op te leggen. Op verzoek van de ambtenaar kan van deze termijnen worden afgeweken.Tussen het moment waarop het plichtsverzuim ter kennis is gekomen van de direct leidinggevende of – indien de ambtenaar lid van de directieraad is – de wethouder P&O en het schriftelijk voorgenomen besluit tot het opleggen van een straf is een periode van maximaal 6 weken gelegen.Bij zijn verantwoording kan hij zich door een rechtskundige of een andere raadsman doen bijstaan.
De commissie, zoals bedoeld in het eerste lid, bestaat uit de naasthogere leidinggevende of – indien de ambtenaar lid van de directieraad is – de wethouder P&O, een medewerker van de sector P&O en een nader door het college aan te wijzen ambtenaar, die voorgedragen is door het Georganiseerd Overleg.
Geschiedt de verantwoording mondeling, dan wordt daarvan zo spoedig mogelijk een verslag opgemaakt, dat direct daarna aan de ambtenaar wordt toegezonden of uitgereikt. De ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld zijn mening omtrent het verslag aan de commissie te doen toekomen.
Indien de ambtenaar zulks verlangt, worden hij en zijn raadsman in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de ambtelijke rapporten of andere bescheiden welke op de hem ten laste gelegde feiten betrekking hebben.