De (sub-)budgethouder laat in de financiële administratie de op het budget betrekking hebbende verplichtingen en rechten zodanig vastleggen dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget en de rechten alsmede de voortgang van het project zichtbaar is. Hij maakt daarbij gebruik van de door de organisatie aangereikte geautomatiseerde systemen.