Inleidende bepalingen
Artikel 1. DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
a. accountant:een door de raad benoemde: registeraccountant of accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als be-doeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b. accountantscontrole:de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeen-tewet de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk makenwaarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.
c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vast-legging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountants-controle gemeenten.
d. deelverantwoording:een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoor-ding onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
e. goedkeuringstolerantie:is het bedrag dat de som van fouten aangeeft in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
f. rapporteringtolerantie:is een bedrag gelijk aan of lager dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
g. auditcommissie:een adviescommissie van de raad, onder andere als doel afstemming over de accountantscon-trole.
Opdrachtverlening accountantscontrole
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar met de optie tot eenzij-dige – van gemeentezijde – verlenging van twee maal één boekjaar.2. Het college bereidt in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscon-trole voor.3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekeningb. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases engoedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties)c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingend. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controlese. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapporteringen voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rap-porteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te bestedeng. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rap-porteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters f en g kan de raad in het programma van eisen op-nemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accoun-tant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de ge-meentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
Informatievoorziening
Artikel 3. Informatieverstrekking door college1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordenin-gen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.4. Het college overlegt eind april de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsver-klaring en het verslag van bevindingen aan de raad.5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarre-kening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Uitvoering accountantscontrole
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accoun-tantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werk-zaamheden.2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennis-geving uitvoeren.3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (af-stemmings-)overleg plaats tussen de accountant en auditcommissie, de portefeuillehouder fi-nanciën, de gemeentesecretaris en de adjunct-directeur/concerncontroller. Indien gewenst met een vertegenwoordiger van de rekenkamer(functie).
Artikel 5. Toegang tot informatie1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waar-van hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de ge-meente.2. De accountant is bevoegd om van alle functionarissen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende functionarissen hieraan hun medewer-king verlenen.3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oor-deel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Aanvullende controles en opdrachten
Artikel 6. Overige controles en opdrachten1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doel-treffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken op-drachten.2. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkerin-gen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.3. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hier-voor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Rapportage(s)
Artikel 7. Rapportering1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een af-schrift hiervan aan het college.2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van be-stuurlijk belang aan de functionaris van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de ad-ministratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de teammanager waar de functionaris werk-zaam is en de (concern-)controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende functiona-rissen.3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op de-ze stukken te reageren.4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
Slotbepalingen
Artikel 8. Inwerkingtreding1. Deze verordening treedt in werking per 27 januari 2012, met dien verstande dat zij van toepas-sing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het ver-slagjaar 2012 en later.2. Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Controleverordening gemeente Valkenswaard 2003’, vastgesteld door de raad op 27 november 2003.
Artikel 9. CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening gemeente Valkenswaard (2012)’.
Artikel 1