De regels voor ambtelijke bijstand zijn bedoeld om duidelijke afspraken over het verlenen van bijstand vast te leggen.
Bij een verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffie(r) die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de ambtelijke organisatie.
Het begrip document heeft de betekenis uit de Wet openbaarheid bestuur. Voor niet openbare documenten is een regeling in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet opgenomen.
Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen door de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de verordening is gekozen voor een onderscheid tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als over ambtenaren gesproken wordt, worden de ambtenaren bedoeld die onder het gezag van het college staan en niet de griffiemedewerkers. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid heeft de gemeentesecretaris bij twijfel een beslissende rol. Hij moet beslissen of het gaat om een verzoek als bedoeld in het eerste lid onder a en b.
Artikel 21
Verzoek ambtelijke bijstand
Onderdeel van Verordening ondersteuning gemeenteraad Zandvoort 2012