Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een informatie-beheersplan wordt aangelegd en bijgehouden.
Het informatiebeheersplan omvat een inventaris van informatiebestanden en systemen, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures, en methoden van ordening.
Uit het in het tweede lid bedoelde informatiebeheersplan blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en systemen en hun onderdelen zich bevinden en wanneer ze zijn of worden overgebracht, overgedragen, vervangen, vernietigd of vervreemd.
Toelichting:De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Wanneer daartoe naar zijn oordeel aanleiding bestaat, doet de archivaris aan Burgemeester en Wethouders voorstellen ten aanzien van de ordening van informatiebestanden, in het belang van een doelmatig archiveringsproces voor de gemeente in haar geheel.
Toelichting:Gebleken is dat het archiveringsproces bezien vanuit het gemeentelijk gezichtspunt tamelijk onlogische elementen kan bevatten, in tegenstelling tot dat bezien vanuit het sectorniveau waar in de regel op zich een logisch samenhangend geheel in de archivering aanwezig is.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt bewaard.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Toelichting:Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, behoeven de goedkeuring van Burgemeester en Wethouders, de archivaris gehoord.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien zijn aard en status niet in aanmerking komt.
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke informatie uit de onder zijn beheer staande informatiebestanden wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies