**1..** De commissiegriffier stelt de conclusies en afspraken van het gesprek in concept op en legt die voor commentaar voor aan de fungerend voorzitter, de overige commissieleden die het gesprek hebben bijgewoond alsmede de burgemeester. Het document wordt geacht te zijn vastgesteld indien en zodra een meerderheid van de leden (afgerond naar boven op gehele getallen), inclusief de voorzitter, die het gesprek hebben bijgewoond daarmee instemt. De fungerend voorzitter, de overige commissieleden die het gesprek hebben bijgewoond alsmede de burgemeester ondertekenen daarop dat document voor akkoord dan wel voor gezien.
**2..** Het vastgestelde document wordt ter vertrouwelijke kennis gebracht van de voorzitter, de overige leden,de burgemeester en de gouverneur van Limburg.