De ambtenaar legt slechts een leerlingdossier aan over een jongere indien de ambtenaar mondelinge, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten heeft met de jongere of derden omtrent diens:
vervangende leerplicht;
vrijstelling van inschrijving;
vrijstelling van schoolbezoek;
(vermoeden van) absoluut verzuim;
(vermoeden van) relatief verzuim;
gedrag dat leidt tot bespreking in een zorgadviesteam;
gedrag dat leidt tot melding van maatregelen zoals schorsing; of
schoolverlaten zonder startkwalificatie.
In de leerlingenadministratie wordt een aantekening gemaakt van het openen van een leerlingdossier.
In het leerlingdossier neemt de ambtenaar de volgende gegevens op:
sociaal-fiscaal nummer, onderwijsnummer of administratienummer;
voornamen en achternaam;
geslacht;
geboortedatum en -plaats;
nationaliteit;
etniciteit;
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;
kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere;
verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere;
aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere.
De ambtenaar verstrekt slechts gegevens uit het leerlingdossier aan derden binnen de grenzen die
daaraan worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, in het bijzonder artikel 20 van het Vrijstellingsbesluit.
Hoofdstuk
Artikel 3.
Leerlingdossier
Onderdeel van Instructie voor de leerplichtambtenaar gemeente Gilze en Rijen 2006