De agendacommissie zoals genoemd in artikel 3c van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad stelt de agenda van de vergadering voorlopig vast.
Artikel 11 Oproep
De voorzitter zendt ten minste tien dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.
De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden verzonden.
Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 12, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.
Artikel 12 De agenda
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.
Bij aanvang van de vergadering stelt de raadscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan zij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen. De raadscommissie bepaalt in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de raadscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.
Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.
Indien voor stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de commissiegriffier en verleent de commissiegriffier een lid inzage.
Artikel 14 Openbare kennisgeving
De vergadering wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in een gemeentelijk huis-aan-huisblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op de gemeentelijke website openbaar gemaakt.
De openbare kennisgeving vermeldt:
de datum, aanvangstijd en plaats, alsmede de voorlopige agenda van de vergadering;
de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;
de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 17.
Daarnaast worden de bij de voorlopige agenda behorende stukken, indien digitaal beschikbaar, op de website van de gemeente geplaatst.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 1
Artikel 10
Agendacommissie
Onderdeel van Verordening op de raadscommissies Coevorden 2008