**1..** De oproeping voor de vergadering geschiedt door of namens de voorzitter onder opgave van de te behandelen onderwerpen.
**2..** De termijn van oproeping bedraagt tenminste tien dagen.
**3..** Indien naar het oordeel van de voorzitter of de directie sprake is van een spoedeisende zaak kan van deze termijn worden afgeweken.
**4..** In de vergadering worden geen zaken behandeld, welke niet in de oproeping zijn vermeld; deze bepaling is niet van toepassing bij spoedeisende zaken en, naar het oordeel van de programmaraad, zaken van eenvoudige aard.
**5..** De secretaris draagt zorg voor de openbare kennisgeving van datum, tijdstip en plaats van de vergadering alsmede de te behandelen onderwerpen door middel van lokale en/of regionale media.
**6..** De secretaris draagt tevens zorg voor het tegen kostprijs aan iedere belangstellende beschikbaar stellen van de agenda met bijbehorende stukken.
**7..** De secretaris draagt zorg voor een zakelijke verslaglegging van de vergadering; dit verslag wordt in een volgende vergadering ter goedkeuring en vaststelling aangeboden.
**8..** De secretaris draagt zorg voor de toezending van de adviezen aan de directie.
**9..** De secretaris, dan wel diegene die door hem daartoe is aangewezen, draagt zorg voor het zo spoedig mogelijk na de vergadering opstellen en verzenden van een persbericht alsmede het actief verstrekken van informatie aan de media en andere derden, waarin mededeling wordt gedaan van de uitgebrachte adviezen, alsmede de overwegingen die tot dat advies hebben geleid.
Artikel 14
Oproeping, agendering, verslaglegging en communicatie
Onderdeel van Verordening Programmaraad CasTel Twente