Naast het terugdringen van indieningsvereisten is het ook mogelijk de administratieve en bestuurlijke lasten te verminderen door een aanpassing van de verantwoordingswijze van de subsidies en een aangepast financieel beheer van het subsidieproces.
Zo is uitgangspunt dat hoe lager het subsidiebedrag per ontvanger is, hoe minder of eenvoudiger voorwaarden worden gesteld en hoe efficiënter de verantwoording wordt ingericht. Voor subsidiebedragen, kleiner dan 25.000 euro, wordt de subsidie verleend op basis van vertrouwen; er wordt niet meer standaard om een verantwoording gevraagd. In plaats daarvan geldt een actieve meldingsplicht voor de ontvanger bij niet nakoming van de verplichtingen en voorwaarden. Achteraf kan een risicogeoriënteerde controle plaatsvinden bij de ontvanger. Een meer risicogeoriënteerde aanpak betekent ook een zekere risicoacceptatie.
In deze verordening is ervoor gekozen om subsidies tot aan een bedrag tot 25.000 euro direct vast te stellen of te verlenen en later ambtshalve vast te stellen binnen 13 weken na afloop van de activiteit. Kenmerkend voor subsidies van minder dan 25.000 euro is, dat een vast bedrag (lump sum) wordt verstrekt en dat de subsidieontvanger achteraf niet standaard verantwoording hoeft af te leggen aan de subsidieverstrekker. De subsidieontvanger hoeft geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Hierdoor kunnen de lasten voor zowel de subsidieaanvrager als de subsidieverstrekker worden bespaard.
Een andere wijze om de administratieve lasten te verminderen is om subsidie voor langere tijd te verlenen; zo hoeft de aanvrager niet jaarlijks een aanvraag in te dienen. Daarnaast levert het de gemeente tijd en geld op, doordat niet iedere keer opnieuw de aanvragen moet worden beoordeeld. In de beschikking tot verlening kan worden aangegeven aan welke tussentijdse verantwoordingseisen moet worden voldaan. In deze verordening is gekozen voor het principe, dat slechts bij meerjarig verstrekte subsidies jaarlijks een verantwoording moet worden ingediend. Het college kan bepalen welke gegevens in een tussentijdse rapportage worden verlangd. Het ligt voor de hand om hier aan te sluiten bij de principes, zoals die zijn opgesteld voor de eindverantwoording in het algemeen, dus slechts indien noodzakelijk en het subsidiebedrag meer bedraagt dan 125.000 euro naast een inhoudelijk verslag ook een accountantsverklaring.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2
Verantwoording en financieel beheer van subsidies
Onderdeel van Algemene subsidieverordening gemeente Houten