**1..** Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit de daarbij behorende informatie, blijkt:
wanneer het is ontvangen of opgemaakt;
wie de afzender of vervaardiger is;
op welke taak het document betrekking heeft;
wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is en
wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
**2..** Ten aanzien van documenten worden kenmerken zodanig vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.