In dit reglement wordt verstaan onder:
gemeentepostbus: algemene, elektronische postbus van de gemeente Vught welke niet is toegekend aan een specifieke medewerker of onderdeel, maar aan de organisatie als geheel, i.c. gemeente@vught.nl;
functionele postbus: elektronische postbus welke is toegekend aan een onderdeel van de organisatie, of is gerelateerd aan bepaalde zaken of projecten. Bijvoorbeeld: communicatie@vught.nl;
persoonlijke postbus: elektronische postbus welke is toegekend aan een specifieke medewerker van de gemeente Vught;
gemeentelijk e-mailadres: elektronisch postadres eindigend op @vught.nl;
gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Vught, www.vught.nl;
elektronische berichten: informatie die langs elektronische weg wordt verzonden. Bijvoorbeeld e-mailberichten, webformulieren en sms-berichten;
functionele berichten: elektronische berichten die een medewerker uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of verzendt;
bestuurlijke berichten: functionele berichten inhoudende een besluit verzonden door of namens bestuursorgaan. Bijvoorbeeld aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen;
archiefwaardige berichten: functionele berichten die op grond van de archiefwetgeving in aanmerking komen voor bewaring; hieronder vallen in ieder geval bestuurlijke berichten;
medewerker: persoon met een aanstelling bij of een arbeidsovereenkomst met de gemeente Vught, alsmede stagiaires, inleen-/uitzendkrachten, gedetacheerden en overige (externe) medewerkers;
behandelaar: medewerker die met de afhandeling van het elektronische bericht is belast;
proclaimer: toegevoegde formulering aan een e-mailbericht inzake de dienstverlening en aansprakelijkheid.