In dit artikel gaat het niet alleen om geheime stukken, maar ook om de zogenaamde 'achterliggende' stukken waarvan vaak in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.).
Een agendapunt kan betrekking hebben op een grote hoeveelheidverschillende stukken. Omdat raadsleden zich bezighouden met een groot aantal verschillende onderwerpen en voorstellen, is het in de meeste gevallen niet wenselijk dat raadsleden alle onderliggende stukken krijgen toegezonden. Uiteraard dienen alle raadsleden en andere geïnteresseerden de mogelijkheid te hebben om alle stukken desgewenst in te zien. Hiervoor hebben ze wel voldoende tijd nodig. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter beschikking gesteld.
Voorheen was bepaald dat stukken ‘ter inzage worden gelegd’, maar door de mogelijkheden om stukken digitaal aan te bieden, wordt nu gesproken over ‘ter beschikking gesteld’. Afhankelijk van de beschikbaarheid kan het ter beschikking stellen van de stukken in de praktijk fysiek en/of digitaal zijn. Een verplichting om stukken fysiek ter inzage te leggen wordt overbodig geacht, nu de raad kan beschikken over een eigen digitaal te raadplegen systeem en de vergaderstukken al gedurende lange tijd op de gemeentelijke website worden geplaatst.
Een stuk is een 'document' in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda's, notulen, (concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de zin van de WOB.
Een raadslid of buitengewoon lid mag een origineel (ondertekend) fysiek stuk niet mee naar huis nemen, omdat anderen dan niet meer de mogelijkheid hebben om het document in te zien. Hiervan mag wel een kopie worden gemaakt. Van digitaal ter beschikking gesteld stukken mag eveneens een uitdraai worden gemaakt.
De griffie(r) vervult de secretariaatsfunctie voor de raad. Stukken die geheim moeten blijven worden afzonderlijk voor raadsleden en buitengewone leden ter beschikking gesteld.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies