Inkoop en aanbesteding zijn processen waarbij veel gecommuniceerd wordt tussen de gemeente Oldebroek als opdrachtgever en de (potentiële) leveranciers. Een gevolg van het inkoopbeleid is dat deze communicatie veelal zal plaatsvinden door of via de operationele inkoper.
Er is een goede en frequente interne communicatie noodzakelijk over het inkoopbeleid en alle daaruit voortvloeiende taken en werkzaamheden. Dit betreft enerzijds overleg over toekomstige ontwikkelingen die eventueel vertaald worden in nieuw inkoopbeleid en anderzijds terugkoppeling van de gebruikers over het functioneren van het vastgestelde inkoopbeleid. Deze interne communicatie dient plaats te vinden met al degenen die op de één of andere wijze betrokken zijn bij het proces. Om deze communicatie te formaliseren is deze verdeeld naar strategisch, tactisch en operationeel overleg.
Management informatie
Op grond van informatie van de afdelingen en de producten begroting stelt de medewerker inkoop jaarlijks een inkoopjaarplan op. Hierin wordt opgenomen welke doelen er voor de inkoop voor het komende jaar worden gesteld, welke plannen er zijn en welke nieuwe ontwikkelingen zich voordoen. Vervolgens stelt de medewerker inkoop ieder jaar tevens een document op waarin over bovengenoemde zaken verslag wordt gedaan. Zij rapporteert conform de managementrapportages aan het college van burgemeester en wethouders en verder wordt de organisatie periodiek door middel van het intranet op de hoogte gehouden van lopende inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Strategisch overleg
Strategisch overleg omtrent inkoop wordt gevoerd in het college van burgemeester en wethouders. Het college is primair verantwoordelijk voor het inkoopbeleid.
Het Management Team is verantwoordelijk voor vaststellen en bewaken van proces en structuur en het vaststellen van inkoopjaarplan en -verslag.
Tactisch overleg
Het tactisch overleg vindt, halfjaarlijks, plaats tussen de medewerker inkoop en de verschillende afdelingshoofden. Doel van dit overleg is uitvoering te geven aan het inkoopbeleid en kennis en ervaringen ter zake uit te wisselen. De medewerker inkoop neemt hiertoe het initiatief.
Dit overleg kan ook op andere niveaus plaatsvinden waarbij de samenstelling van het overleg varieert en afhankelijk is van de te behandelen onderwerpen en/of te behandelen inkoopsegment. Het initiatief tot dit overleg ligt bij de medewerker inkoop (bijv. bij het initiëren van mantel- of raamcontracten, e.d.).
Ook operationele inkopers belast met inkooptaken kunnen verzoeken om een overleg. De medewerker inkoop leidt dit overleg en zorgt er voor dat de verschillende betrokken disciplines bij het overleg aanwezig zijn.
Operationeel overleg
Operationeel overleg vindt ad-hoc plaats bij het doen van decentrale inkopen en bij het bestellen van zaken die onder mantel- of raamcontracten vallen. Afstemming over en bewaking van de rol en de inbreng van de operationele inkopers bij het inkopen vindt plaats in het reguliere afdelingsoverleg. De uitwisseling van informatie tussen de operationele inkopers en de medewerker inkoop voor wat betreft de voeding van inkoopjaarplan en -verslag loopt via de verantwoordelijke afdelingshoofden. De bewaking van de te volgen procedures bij decentrale inkoop is een taak van de medewerker inkoop. De medewerker inkoop rapporteert hierover aan het betrokken afdelingshoofd.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.3.
Communicatie
Onderdeel van Nota Inkoopbeleid Oldebroek versie mei 2007 (Vervallen)