De gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde treedt indien nodig vooraf in overleg met de portefeuillehouder en/of zijn ambtelijk meerdere over de wijze waarop in het algemeen of in een concrete situatie het mandaat, de volmacht of machtiging wordt uitgeoefend;
Bij afwezigheid, incompetentie of tijdens een inwerk- en aanloopperiode van de gemandateerde, gevolmachtigde of gemachtigde functionaris worden de besluiten genomen door diegene die hem waarneemt, doorgaans de ambtelijk meerdere. Voor eenheidsmanagers is de wijze van vervanging vastgelegd in het Organisatiebesluit;
Rapportage inzake de in mandaat genomen besluiten geschiedt periodiek per MARAP aan de mandans.
Waar de te verrichten rechtshandeling het “namens de gemeente” op schrift stellen van rechten en verplichtingen van de rechtspersoon is (volmacht) of bij het "namens de ge-meente" voor derden op schrift stellen van wezenlijke informatie (machtiging), dient de ambtelijk meerdere (en het college) te worden geïnformeerd.