Art. 37 Beheerregeling basisregistratie personen gemeente Overbetuwe 2011

Deze regeling wordt aangehaald als: Beheerregeling basisregistratie personen gemeente Overbetuwe 2011. Aldus besloten in de vergadering van 20 december 2011. Het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris, de burgemeester, Th.M.M. Hoex. E. Tuijnman. Algemene toelichting Inleiding Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken, gebruik te maken van persoonsgegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA). Gemeentelijke afnemers dienen gegevens over de eigen inwoners te betrekken uit de ‘eigen basisadministratie’. Gegevens van ‘niet-inwoners’ die elders in de GBA zijn ingeschreven, moeten afkomstig zijn uit de basisadministraties van die andere gemeenten of uit de landelijke voorziening, de GBA-V. Het gebruik van persoonsgegevens uit de ‘eigen GBA’ moet bij of krachtens Verordening worden geregeld. De verkrijging van gegevens uit de GBA van andere gemeenten is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK. In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks vanuit de GBA plaats, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht distributiebestand. Dat distributiebestand wordt zowel gevoed vanuit de eigen basisadministratie (inwoners) als vanuit de basisadministraties van andere gemeenten (niet-inwoners). In een aantal gevallen worden daar nog persoonsgegevens aan toegevoegd van personen waarmee de gemeente ‘een relatie’ heeft maar die niet in een basisadministratie zijn opgenomen. Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd met figuur 1. Figuur 1: Distributie GBA-gegevens Beheer Beheer gegevens inwoners Voor het beheer van de ‘eigen GBA’ moet het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 14 van de Wet GBA een beheerregeling vaststellen, waarin de hoofdlijnen van het beheer van de basisadministratie zijn geregeld. De beheerregeling heeft alleen betrekking op het bronbestand, de eigen gemeentelijke basisadministratie. Het distributiebestand moet echter worden beschouwd als een technische oplossing (een soort verlengstuk van de GBA), waarop de (privacy)voorschriften van de wet GBA van toepassing zijn en dat, voor wat betreft de persoonsgegevens van de eigen inwoners, valt binnen de reikwijdte van artikel 14 van de Wet GBA. Beheer gegevens niet-inwoners De beheerregeling is formeel gezien niet van toepassing op de gegevens van de niet-inwoners (welke voornamelijk afkomstig zijn uit de basisadministraties van andere gemeenten dan wel GBA-V). Op dat deel van het distributiebestand is namelijk de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing (Wbp). Het deel niet-inwoners moet worden gemeld bij het Cbp, maar de Wbp schrijft geen beheerregeling voor. Conclusie beheer inwoners en niet-inwoners Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid en beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor dat deel van het distributiebestand relevante beheeraspecten onder te brengen respectievelijk te integreren in de beheerregeling voor de GBA. Daarmee ontstaat een ‘beheerregeling basisregistratie personen’ (BRP), bestaande uit de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente. Verdeling beheerrollen De beheerregeling onderkent naast een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensinhoudelijk beheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de rol van de gegevensverwerker. Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de ‘eigen basisadministratie’. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de basisadministratie van de andere gemeenten. De verdeling van de beheerrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatiebeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden. Privacybeheer Op de gegevensverwerking over de niet-inwoners is zoals gezegd de Wbp van toepassing. Zo is bijvoorbeeld het inzagerecht voor deze categorie van personen gebaseerd op artikel 36 Wet bescherming persoonsgegevens, terwijl de inwoners een beroep kunnen doen op artikel 79 Wet GBA. De taken van de privacybeheerder zijn in deze beheerregeling verruimd. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de (eigen) basisadministratie(s) of uit de GBA-V moeten door de privacybeheerder getoetst worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, etcetera. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden gebruik te maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet het autorisatiebesluit is voorzien. Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsomschrijvingen Dit artikel geeft de omschrijvingen van de in deze regeling gebruikte begrippen. Artikel 2 Beheerder basisregistratie personen; beveiligingsbeheerder Op grond van het eerste lid kan de teammanager van het team Publiekszaken, in zijn hoedanigheid van informatie- en privacybeheerder, de uitvoering van deze taak geheel of gedeeltelijk opdragen aan één of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren. Hiermee gaat uitdrukkelijk niet de verantwoordelijkheid, die het teammanager terzake heeft, over op die ambtena(a)r(en). De periodieke rapportage, zoals voorgeschreven in het derde lid, gebeurt minimaal eens per jaar. Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer Artikel 6 Beslistaak informatiebeheerder Onder systematische verkrijging, als bedoeld onder d. van dit artikel, wordt verstaan: de spontane verstrekking van mutaties op gegevens, hetzij elektronisch hetzij op papier (mutatieberichtgeving). Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer Artikel 12 Kwaliteitszorg Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. Gelet op het welslagen van deze audit is het zaak dat de gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen. Hoofdstuk 9 Slotbepalingen Artikel 35 Intrekking oude regeling Met deze bepaling wordt de Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Overbetuwe ingetrokken.

Citeertitel

Rechtspraak bij dit artikel