**1..** Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
**2..** Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b, en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
**3..** In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van de regeling in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen.
**4..** De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 stellen het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
**5..** De sectie documentaire informatievoorziening geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; de sectie doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie.
**6..** Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de onderdelen waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de onderdelen waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel;
de stafgroep automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
**7..** De stafgroep automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies