Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement e-mail en
internetgebruik gemeente Vlissingen”
De verantwoordelijke stelt dit privacyreglement vooraf ter
beschikking aan alle medewerkers die, direct of indirect, de
beschikking krijgen over elektronische communicatiemiddelen.
Dit privacyreglement treedt in werking op 1 januari 2009.
De verantwoordelijke en de ondernemingsraad evalueren dit
privacyreglement tweejaarlijks en wel voor de eerste keer per 1
januari 2011.
Aldus vastgesteld op 22 juli 2008.
Burgemeester en wethouders van Vlissingen,
de secretaris, de burgemeester,
mr. C.M.de Graaf, l.s. drs. W.J.A. Dijkstra
Algemene toelichting
Binnen de gemeente Vlissingen wordt veel gebruikgemaakt van e-mail en
internet. Om het gebruik van e-mail en internet in goede banen te leiden,
kunnen gedragscodes en gebruiksregels worden opgesteld die door middel van
controle worden gehandhaafd. Uit recent onderzoek naar vijf jaar rechtspraak
over e-mail- of internetmisbruik blijkt dat de aanwezigheid van een
gedragscode zeer relevant is. Het is voor de gemeente dan ook zaak daarover
een duidelijk beleid te voeren. Elektronische controle van computergebruik
raakt echter het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
van de medewerker. Op het controleren van het gebruik van e-mail en internet
op de werkplek is daarom de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) van
toepassing die op 1 september 2001 in werking is getreden. Het controleren
van e-mail- en internetgebruik is een zogenaamd personeelvolgsysteem. Voor
de invoering van een personeelvolgsysteem en een privacyreglement is op
grond van artikel 27, eerste lid, onder k en l, van de Wet op de
ondernemingsraden, de instemming van de ondernemingsraad (OR) vereist. Dit
geldt ook voor een eventuele latere wijziging of bij intrekking van het
reglement. Na instemming van de OR kan het reglement op de voor gemeenten
gebruikelijke wijze worden vastgesteld en ingevoerd. Een verantwoordelijke
is verplicht om de verwerking van persoonsgegevens te melden bij het College
bescherming persoonsgegevens (Cbp) voordat hij begint met de verwerking. In
het zogenaamde Vrijstellingsbesluit staan eisen geformuleerd waaraan de
verwerkingen moeten voldoen, wil de vrijstelling van de meldingsverplichting
daadwerkelijk gelden. Op basis van het Vrijstellingsbesluit valt controle op
het gebruik van e-mail en internet onder de vrijstelling mits voldaan wordt
aan de vereisten van het Vrijstellingsbesluit.
Deze vereisten houden in dat geen andere persoonsgegevens worden verwerkt
dan:
gegevens ten behoeve van identificatie van en communicatie (username
en toegangscode) met de gebruikers binnen het netwerk;
gegevens met betrekking tot bevoegdheden van de gebruikers en de
netwerkbeheerders met het oog op de aangeboden faciliteiten en
diensten van het netwerk;
gegevens met betrekking tot de verrichtingen van de gebruikers en
netwerkbeheerders en
gegevens met betrekking tot elektronische berichten van of voor de
gebruikers.
Daarnaast geldt dat de persoonsgegevens slechts worden verstrekt aan degenen
die belast zijn met de interne controle en beveiliging (de doeleinden van de
verwerking), met dien verstande dat verstrekking aan derden slechts
geschiedt met het oog op het behandelen van geschillen. Bovendien dienen de
persoonsgegevens uiterlijk zes maanden nadat ze zijn verkregen te worden
verwijderd. Ten slotte geldt dat de OR aan de controle instemming heeft
verleend. Het privacyreglement is qua opzet conform de Raamregeling van het
Cbp. Tevens is het aangepast aan de actuele ontwikkelingen en relevante
jurisprudentie. Het Cbp heeft aangegeven dat naar zijn oordeel het
privacyreglement in overeenstemming is met het rapport Goed werken in
netwerken van het Cbp en de daarin opgenomen vuistregels voor controle op
het gebruik van e-mail en internet van werknemers en daarom niet strijdig is
met de huidige privacywetgeving.
Artikel 11
Slotbepalingen
Onderdeel van Privacyreglement e-mail en internetgebruik gemeente Vlissingen