Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening gemeente Overbetuwe 2001"
Aldus besloten in zijn openbare vergadering
van 24 april 2001.
De raad voornoemd,
De raad voornoemd,
de secretaris,
de voorzitter,
mr. J.P.J. van Muijen,
E. Tuijnman.
Toelichting Archiefverordening van de gemeente Overbetuwe
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 67 I), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen van de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk,:
• de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen,
• het beheer van de archiefbewaarplaats;
• het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art.3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.
Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid, van de wet
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13 vierde lid zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden (art. 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995).
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften; het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995, nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking treden ( art. 24, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 ). Zodra dat gebeurt, is het eerste lid van artikel 6 in feite overbodig. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken.
Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 13
Bij het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archieven staat de directie onder de bevelen van het college van burgemeester en wethouders. De bestuurlijke verantwoordelijkheid ligt hier primair bij het college.
Artikel 15
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term 'archiefbescheiden'. De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip "archiefbescheiden' bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgestelde gegevens te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kunnen worden. Ondanks de ruimte betekenis van 'archiefbescheiden' kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als 'beheer' . Zo zal het voor het toezicht van ,machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17 van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks en andere overheidsorganen.
Artikel 17
Slechts de aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies