De klachtenbehandeling kent twee fases, eventueel voorafgegaan door informele bemiddeling, waarbij de klachtencoördinator probeert de klacht direct op te lossen en de klager tevreden te stellen. De klager wordt altijd gewezen op de mogelijkheid om – als hij ontevreden is over de wijze van afhandeling – alsnog schriftelijk een klacht, voor zover dit nog niet is gebeurd, in te dienen. Vervolgens vindt de formele behandeling in twee instanties plaats:
Formele behandeling in eerste instantie: een schriftelijk ingediende klacht wordt behandeld overeenkomstig de bepalingen van afdeling 9.1.2 van de Algemene wet bestuursrecht en het bepaalde in deze verordening.
Formele behandeling in tweede instantie: indien de klager niet tevreden is met de uitkomst van de formele behandeling in eerste instantie kan hij vervolgens nog een verzoekschrift indienen bij de Commissie Ombudsman.