Van het functioneringsgesprek wordt een (schriftelijk) verslag opgesteld. In dit verslag is in ieder geval opgenomen: de datum van het gesprek, wie het gesprek hebben gevoerd (naam en functie), wie het verslag heeft opgesteld, een korte samenvatting van de inhoud van het gesprek en een overzicht van gemaakte afspraken. Voor de verslaglegging van het functioneringsgesprek is een formulier beschikbaar. Dit formulier is vastgesteld door het college.
De schriftelijke verslaglegging vindt plaats binnen 14 dagen na de datum van het functioneringsgesprek.
Het is wenselijk dat er overeenstemming is over de inhoud van het verslag van het functioneringsgesprek, maar dit is niet noodzakelijk. Indien geen overeenstemming wordt bereikt, dan worden de afwijkende meningen in het verslag opgenomen.
De medewerker, senior medewerker/hoofd wijkbeheer en afdelingshoofd tekenen het verslag voor gezien. Het verslag van een functioneringsgesprek tussen het hoofd wijkbeheer en medewerker in de buitendienst Openbare Werken behoeft niet voor gezien te worden getekend door het afdelingshoofd OW.