Het originele exemplaar van het verslag van het functioneringsgesprek is voor de medewerker. De senior medewerker/hoofd wijkbeheer en het afdelingshoofd ontvangen een kopie van het verslag.
Op verzoek van de medewerker, hoofd wijkbeheer of afdelingshoofd kan een kopie van het verslag in het personeelsdossier van de medewerker worden opgenomen. Een verslag van een functioneringsgesprek heeft geen formele juridische of rechtspositionele status. Het verslag wordt maximaal één jaar in het personeelsdossier bewaard.