Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Verordening Financieel Beleid, Beheer en Organisatie gemeente Zeist”.
Betreft de op grond van artikel 26 van deze Verordening door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaren.
Het college van burgemeester en wethouders wijst ambtenaren aan als: concerncontroller, comptabele, betalingsfiatteur, kassier, financieel consulent en administrateur alsmede hun respectieve plaatsvervangers. Deze bevoegdheid kan gemandateerd worden aan de ambtelijke leiding.
De functies van concerncontroller, comptabele, betalingsfiatteur, kassier en administrateur zijn onverenigbaar. Deze functies zijn tevens onverenigbaar met enige andere, de functiescheiding wezenlijk aantastende functies. Dit betreft met name functies die verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van vermogenswaarden.
1. Concerncontroller.
De concerncontroller heeft onder meer de zorg voor:
het opstellen van het meerjarig beleidsplan, de voorjaarsnota, de gemeentebegroting en de periodieke bestuursrapportages;
het opstellen van procedures ter waarborging van de economisch verantwoorde verwerving van middelen voor het verkrijgen van deze middelen tegen de laagst mogelijke kosten alsmede de bewaking op de naleving van deze procedures;
het opstellen van richtlijnen en het ontwikkelen van instrumenten ten behoeve van de planning, budgettering en bewaking van activiteiten alsmede de bewaking op de naleving van de richtlijnen;
het ontwikkelen van instrumenten, het verrichten van onderzoeken ter beoordeling van de efficiency van de uitvoering dan wel de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken;
het ontwikkelen van instrumenten ter verbetering van de allocatiefunctie van de gemeenteraad;
de bedrijfseconomische advisering op concernniveau;
De concerncontroller treedt voorts op als adviseur van de rekenkamercommissie.
De concerncontroller heeft onverlet de verantwoordelijkheid van de ambtelijke leiding een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid van het beheer en van de administratie. De concerncontroller toetst in dit kader de opzet en werking van door de leiding getroffen maatregelen.
Indien de concerncontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris dan wel het college van burgemeester en wethouders.
De concerncontroller kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in deze taakomschrijving genoemde taken.
Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de concerncontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening , nadere richtlijnen kan geven.
De concerncontroller kan functionele aanwijzingen doen uitgaan met betrekking tot de hiervoor beschreven taken.
De concerncontroller voert in het kader van deze taakomschrijving regelmatig overleg met de leiding en neemt deel aan de vergaderingen van het Centraal Managementteam als er onderwerpen aan de orde komen vallende onder het bereik van deze taakomschrijving.
De concerncontroller is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college van burgemeester en wethouders voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden. Van deze rechtstreekse verantwoordelijk zijn uitgesloten de taken als vermeld onder de leden 1a en 1f van deze omschrijving.
2. Comptabele.
De comptabele heeft onder meer de zorg voor:
de organisatie, het bijhouden en het doen bijhouden van de financiële administratie van de gemeente als geheel. Hij staat in voor de tijdigheid, volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;
de opzet en werking van de administratieve organisatie inclusief de interne controle;
het opstellen van de jaarrekeningen en het jaarverslag. Indien de comptabele met betrekking tot de inhoud van de jaarrekening een van het college van burgemeester en wethouders afwijkend standpunt heeft, doet hij daarvan bij de aanbieding van de jaarrekening schriftelijk mededeling;
het opstellen van periodieke rapportages niet zijnde de periodieke bestuursrapportages;
het doen functioneren van het budgetsysteem;
het bevorderen en het bewaken van de rechtmatigheid en doelmatigheid van het beheer en de administratie alsmede de rechtmatigheid en doelmatigheid van de onder hem ressorterende financiële administratie. Hij toetst in dit kader de opzet en werking van de door de leiding getroffen maatregelen;
het tijdig nemen van de vereiste invorderingsmaatregelen en van de wettelijke vervolgingsmaatregelen bij het in gebreke blijven van debiteuren;
een optimale afstemming tussen de netto uitgaven van de gemeente en de daartoe aan te trekken of uit te zetten financieringsmiddelen. De activiteiten beslaan onder meer: liquiditeitsprognoses, cashmanagement, korte - en lange financiering, aantrekken en uitzetten van financieringsmiddelen, beleidsadvisering, informatievoorziening en dergelijke. De activiteiten worden uitgeoefend overeenkomstig daarvoor door ons en door het college van burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen.
Indien de comptabele van oordeel is dat een meer rechtmatig of doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan de gemeentesecretaris dan wel het college van burgemeester en wethouders.
De comptabele kan het college van burgemeester en wethouders, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in deze taakomschrijving genoemde taken.
Het college van burgemeester en wethouders kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de comptabele, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening , nadere richtlijnen kan geven.
De comptabele kan functionele aanwijzingen doen uitgaan met betrekking tot de in deze beschrijving vermelde taken.
De comptabele voert in het kader van het gestelde in deze taakomschrijving regelmatig overleg met de leiding.
De comptabele wordt door het college van burgemeester en wethouders aangewezen als ambtenaar bedoeld in artikel 231, lid 2.c. van de Gemeentewet.
3. Betalingsfiatteur.
De betalingsfiatteur is onder toezicht van de comptabele belast met en verantwoordelijk voor de effectuering van betalingen.
Hij draagt er zorg voor dat betalingen slechts kunnen plaatsvinden nadat is vastgesteld dat er een betalingsverplichting bestaat.
Hij toetst de juistheid van de overgelegde betalingen.
De betalingsfiatteur kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de comptabele en de verantwoordelijke leiding op de hoogte zijn gesteld, rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden.
4. Kassier.
De kassiers zijn belast met:
het bewaren van contanten en andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden;
het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van contante betalingen en het eveneens juist, tijdig en volledig verantwoorden van contante ontvangsten;
De kassier kan zich in zaken die zijn zelfstandigheid en verantwoordelijkheid betreffen, nadat hiervan de verantwoordelijke leiding op de hoogte is gesteld, rechtstreeks tot het college van burgemeester en wethouders wenden.
5. Financieel consulentschap.
Ter ondersteuning bij de in deze verordening genoemde taken en activiteiten wordt het college van burgemeester en wethouders, de ambtelijke leiding, de concerncontroller en de comptabele bijgestaan door de financieel consulenten.
De financieel consulent voert in dit kader regelmatig overleg met de leiding.
6. Administrateur.
De administrateur van de algemene dienst draagt, onverlet het bepaalde ten aanzien van de verantwoordelijkheid van de comptabele, zorg voor het voeren van de financiële administratie van de gemeente als geheel.
Bij het uitoefenen van zijn taken neemt de administrateur richtlijnen en aanwijzingen van de comptabele en de concerncontroller in acht.
De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie.
De administrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verstrekken van de gegevens uit zijn administratie.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies