De notulen worden opgesteld onder de zorg en de verantwoordelijkheid van de griffier.
Zij worden aan de leden toegezonden zoveel mogelijk gelijk met de agenda en de overige voorstellen.
De op de agenda geplaatste conceptnotulen worden aan het begin van de vergadering vastgesteld.
De notulen houden in:
de namen van de voorzitter, de griffier en de ter vergadering aanwezige leden en van de leden die afwezig waren en van de leden die overeenkomstig artikel 12 de vergadering vroegtijdig hebben verlaten;
de namen van de aanwezige wethouders;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
een woordelijke weergave van het gesprokene met vermelding van de namen van de aanwezigen die het woord hebben gevoerd;
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden;
de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen,voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen;
De leden, de voorzitter, de wethouders de griffier en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is.
De vastgestelde notulen worden door griffier en voorzitter
ondertekend.
Een apart hoofdstuk omvattende de letterlijke weergave van de in de vergadering gedane toezeggingen onder vermelding van de namen van de desbetreffende sprekers.
Van de raadsvergaderingen worden beeld- en geluidsregistraties gemaakt die worden uitgezonden via de daarvoor beschikbaar staande digitale voorzieningen en kanalen. Na afloop van de vergadering worden de beeld- en geluidsbestanden geïndexeerd op spreker en agendapunt. Hierna worden deze geplaatst op de website van de gemeente Westland.
In aanvulling op artikel 14 lid 1 en 2 van dit Reglement van Orde geldt dat van de openbare raadsvergaderingen door externen beeld- en geluidsregistraties kunnen worden gemaakt vanaf de publieke tribune. Het is echter niet toegestaan voor externen, waaronder de media, de kring waar de raadsleden zitten in de vergaderzaal hiervoor te betreden. Daarnaast kan de voorzitter bepalen dat tijdens een vergadering geen registraties worden gemaakt, indien dit naar zijn oordeel de vergadering kan verstoren.In de vergaderzaal en op de publieke tribune is het alleen toegestaan gebruik te maken van communicatiemiddelen zoals een mobiele telefoon, indien de geluidsfuncties hiervan die de orde van de vergadering zouden kunnen verstoren uitgeschakeld staan. In uitzonderlijke gevallen kan door de voorzitter ontheffing worden verleend.
Hoofdstuk IV
Artikel 21
Verslaglegging, beeld- en geluidsregistraties en gebruik communicatiemiddelen
Onderdeel van Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2013