Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening 2013
De voorzitter, De raadsgriffier,
drs. H.M.F. Bruls, mevr. drs. M.M.V. Mientjes
Archiefverordening 2013
Memorie van toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten.
Het eerste deel betreft de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, maar wel wordt verduidelijkt in de Memorie van Toelichting bij die wet. Zorg is de algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid van de overheidsorganen voor de uitvoering van de Archiefwet, op elk terrein. Daaronder zijn begrepen de verantwoordelijkheid voor het beheer en die zaken die noodzakelijk zijn om efficiënt en effectief beheer mogelijk te maken, zoals voldoende en geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersregels en voldoende financiën.
Het tweede deel betreft het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikelsgewijs toelichting
Artikel 1
Omwille van de leesbaarheid worden alle in dit besluit gehanteerde begrippen, ook als deze al in andere regels zijn gedefinieerd, genoemd. In deze MvT worden alleen de nieuw of nader gedefinieerde begrippen nader verklaard.
Sub d
Ten aanzien van het begrip archiefbescheiden kan ter verduidelijking het volgende worden opgemerkt. Hoewel voor archiefbescheiden geen vormvereiste geldt, legt het woord bescheiden onbewust een relatie met papieren documenten. Maar naast de "klassieke" papieren archiefbescheiden vallen nadrukkelijk ook digitale archiefbescheiden onder de werking van de wet. Daarom is in deze verordening, zonder overigens de definitie uit de AW te ontkrachten, aansluiting gezocht bij de door de International Council on Archives (ICA) gehanteerde definitie.
Sub e
Documentaire verzamelingen vallen niet onder de werking van de archiefwet. Toch is het omwille van de kennis van de lokale en regionale geschiedenis van belang dat dergelijke verzamelingen in de archiefbewaarplaats worden opgenomen.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van art. 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen regels: het Besluit Informatiebeheer 2013.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent slechts de in dit artikel bedoelde verplichting ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in hetzelfde artikel bepaald , dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde regels zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer 2013.
Artikel 8
Het gaat hier bij de instelling van of deelname aan rechtspersonen, die krachtens privaatrecht zijn ingesteld en die, zoals de Archiefwet zegt, met enig openbaar gezag zijn bekleed. Hierbij kan gedacht worden aan organisaties die zich volledig bezighouden met een overheidstaak, maar ook organisaties, die primair commercieel opereren en slechts voor een klein deel van hun werkzaamheden met openbaar gezag zijn bekleed. De kern van het begrip "openbaar gezag" is dat men eenzijdig wijzigingen kan aanbrengen in de rechtspositie van natuurlijke of rechtspersonen. Het uitoefenen van een publieke taak door privaatrechtelijke rechtspersonen - zoals het ophalen van huisvuil, het vervoer van personen of de levering van elektriciteit - maakt deze organisatie nog niet tot een overheidsorgaan in de zin van de wet. Overigens kunnen lagere overheden geen openbaar gezag overdragen buiten de delegatiekaders van organieke wetten.
Is eenmaal duidelijk dat - en in hoeverre - een privaatrechtelijke organisatie kan worden aangemerkt als overheidsorgaan, dan dient dit orgaan te voldoen aan alle verplichtingen van de Archiefwet, voor zover de archiefbescheiden verband houden met het openbaar gezag.
Artikel 9
De gemeenteraad verneemt aldus tenminste éénmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden, als bedoeld in dit artikel en artikel 14.
Artikel 12
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term "archiefbescheiden". De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via ICT opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van "archiefbescheiden" kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als "beheer". Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Artikel 15.
De verslaglegging door de gemeentearchivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies