De structurele formatie wordt in beginsel alleen gewijzigd in de volgende situaties:
Aantoonbare wijzigingen in de omvang van het takenpakket van de organisatie;
Aantoonbare verbeteringen in de doelmatigheid van de organisatie;
Aantoonbare wijzigingen in de externe regelgeving inwerkend op de kwaliteitseisen van de betrokken functie en de in te zetten personele capaciteit;
Aantoonbare fluctuaties in de productie van de betrokken organisatieonderdelen. Dit geldt alleen voor die werksoorten waarvoor op basis van een besluit van het Directieteam en een duidelijke rekenformule een expliciete relatie is gelegd tussen formatieomvang en productievolume. Dergelijke relaties en de onderliggende parameters worden binnen de betrokken dienst gedocumenteerd vastgelegd met omschrijving van de onderliggende rekenregels.
In het geval dat binnen het concern herschikking van formatie plaatsvindt als gevolg van interne reorganisaties zal deze herschikking formatie-neutraal plaatsvinden. Dat betekent dat de nieuwe formatie bij de ontvangende onderdelen gelijk is aan de overgehevelde formatie van de afdragende organisatieonderdelen. Dit behoudens situaties waarbij vooraf door het Directieteam besloten is tot een netto uitzetting of inkrimping van de formatie bij het ontvangende organisatie-onderdeel.
Aanpassingen in de structurele formatie zijn een bevoegdheid van de leden van het Directieteam; wijzigingen in de tijdelijke formatie zijn een bevoegdheid van de directeuren.
Voor het actueel en accuraat houden van de formatie wordt een tweetraps-methode gehanteerd, bestaande uit tussentijdse wijzigingen én een jaarlijkse controleronde.
Tussentijdse wijzigingen worden ingediend met een brondocument formatiewijzing.
Naast de tussentijdse wijzigingen wordt eens per jaar een controleronde uitgevoerd, waarin op dienstniveau de actuele formatie wordt vastgesteld en geactualiseerd in het personeelsinformatiesysteem, zodat deze als basis kan dienen voor de begroting voor het komende jaar.
Artikel 5 Wijziging formatie
Artikel 5 Wijziging formatie
Onderdeel van Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2016