Een commissie houdt eens per jaar een functioneringsgesprek met de burgemeester.
Indien de meerderheid van de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een functioneringsgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie heeft ingewonnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het functioneringsgesprek vast.
commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige functioneringsgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige functioneringsgesprek.
Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de Commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft.
In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Functioneringsgesprekken
Het belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook de brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt.
Het burgemeestersambt ontwikkelt zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker onder vuur.
Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke - en persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen.
Dit pleit voor het in gang zetten van een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het functioneren van burgemeester en gemeenteraad ook plaats vindt in formele functioneringsgesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden gesproken over de toekomst en kan de Commissaris van de Koningin tijdig worden ingeseind.
Frequentie
Een keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren is te weinig als er problemen zijn en - zo wordt wel eens ervaren -te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet juist te zijn. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden gestaan. Voorgesteld wordt daarom de functioneringsgesprekken periodiek, in elk geval jaarlijks, te laten plaatsvinden. Het aanhouden van een hogere gespreksfrequentie biedt meer kans op en gelegenheid voor tijdige wederzijdse reflectie. Als alles of veel goed loopt kan elkaar korter de spiegel worden voorgehouden. Als het slechter loopt, is het zaak meer tijd en ruimte te nemen en heldere afspraken te maken over de wederzijds te presenteren eisen / verwachtingen.
Voorbereiding en informatiebronnen
Een functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier.
De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden met een delegatie uit de gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm.
De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de verordening is via artikel 11 lid 2 voor terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele gemeenteraad.
In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier aangegeven.
Zachte heelmeesters
Het is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk leert dat te laat - of niet - gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in de onderlinge samenwerking en - uiteindelijk - bij de herbenoemingsprocedure.
Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te maken.
De Commissaris van de Koningin
Het is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit vroegtijdig met de Commissaris van de Koningin te bespreken.
Hoofdstuk
Artikel 9