Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale informatie op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Van vernietigbare digitale informatie worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
De onderdelen van de beheerseenheid als bedoeld in artikel 2 van dit besluit stellen het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitale informatie of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per jaar verricht de sectie documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende informatie en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
De sectie documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van informatie en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:
de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale informatie of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;
de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale informatie of informatiebestanden;
de sectie Automatisering, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.
De sectie Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies