**1..** De secretaris ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
**2..** In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
**3..** Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
**4..** De organisatieonderdelen van de gemeente stellen de teamleider documentair informatiemanagement onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van digitale documenten of informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Tenminste eenmaal per twee jaar verricht de teamleider documentair informatiemanagement een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
**5..** De teamleider documentair informatiemanagement doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.
**6..** De secretaris is verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
**7..** Het organisatieonderdeel binnen de gemeente verantwoordelijk voor de informatie- en communicatietechnologie verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
Hoofdstuk IV
Artikel 18.
Inventaris
Onderdeel van Besluit Informatiebeheer Gemeente Steenwijkerland 2008