**1..** De directie ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
**2..** In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
**3..** Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
**4..** De directie laat tenminste eenmaal per jaar een inventarisatie van documenten en informatiebestanden die in de organisatie zijn ontvangen of opgemaakt en die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.
**5..** De directie treft maatregelen met het oog op:
de centrale melding van informatiebestanden die die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn, met het oog op de registratie als bedoeld in het eerste lid;
het vaststellen van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid;
het aanwijzen van de organisatieonderdelen en/of medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de noodzakelijke conversie en migratie.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies